Quy trình thu bảo hiểm xã hội của Cơ quan BHXH

Tác giả Thuế Công Minh 18/07/2024 26 phút đọc

Khi các đối tượng đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, Đại lý thu và cơ quan quản lý đối tượng thực hiện Cấp sổ bảo hiểm xã hội , thẻ bảo hiểm y tế thì quy trình thực hiện như thế nào? Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Quy trình thu bảo hiểm xã hội của Cơ quan BHXH theo quyết định 959/QĐ-BHXH

Quy trình thu bảo hiểm xã hội của Cơ quan BHXH

1. Bộ phận một cửa

1.1 Nhận hồ sơ:

Đối với đơn vị, UBND xã, Đại lý thu:

Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có); kiểm đếm thành phần và số lượng hồ sơ, nếu đúng, đủ thì viết giấy hẹn. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ thì ghi rõ lý do và trả lại đơn vị, ƯBND xã, Đại lý thu.

Đối với người tham gia nộp hồ sơ tại BHXH huyện:

Hướng dẫn người tham gia lập hồ sơ theo quy định; hướng dẫn người tham gia nộp tiền cho Tổ KH-TC.
Nhận, kiểm tra hồ sơ, ghi giấy hẹn.

Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người: nhận bản chính Giấy ra viện, sao và xác nhận vào bản sao, trả bản chính cho người tham gia.

Sao, lưu hồ sơ các trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc, quốc tịch; hồ sơ điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH; hồ sơ của người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH.

Thu phí đối với các trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT.

1.2 Chuyển hồ sơ:

Chuyển Phòng/Tổ Quản lý thu: hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN; tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT trực tiếp tại BHXH huyện; hồ sơ truy thu, hoàn trả kèm theo dữ liệu điện tử (nếu có); các trường hợp thay đổi, cải chính các yếu tố về nhân thân người tham gia; gộp sổ BHXH; đổi số sổ BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian từ ngày 01/01/1995 trở đi; hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT có thay đổi thông tin.

Đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết chế độ BHXH đề nghị điều chỉnh quá ừình đóng, Bộ phận một cửa BHXH tỉnh rút hồ sơ kèm Tờ khai (Mau TK1-TS) chuyển Phòng Quản lý thu.

Chuyển Tổ thẩm định BHXH tỉnh: hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thời gian trước ngày 01/01/1995.

Chuyển Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ các trường hợp: cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT do mất, hỏng.

Chuyển Phòng/Tổ Chế độ BHXH hồ sơ các trường hợp nghỉ việc do mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày; giải quyết trợ cấp thất nghiệp hằng tháng.

1.3 Nhận lại từ Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ hồ sơ các trường hợp không đúng, không đủ để trả đơn vị.

1.4 Nhận hồ sơ; sổ BHXH, thẻ BHYT, Danh sách cấp sổ BHXH, Danh sách cấp thẻ BHYT từ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ để trả cho đơn vị, người lao động:

Sổ BHXH, thẻ BHYT trả cho người lao động theo các phương thức sau: Phối hợp với đơn vị, trả trực tiếp hoặc trả thông qua dịch vụ bưu chính hoặc Trung tâm giới thiệu việc làm.

Các hồ sơ còn lại lưu tại cơ quan BHXH.

1.5 Thu hồi thẻ BHYT của các trường hợp nhận Quyết định hưởng chế độ hưu trí; người lao động ngừng việc hưởng trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hằng tháng; hưởng trợ cấp thất nghiệp hằng tháng.

1.6 Hằng tháng, nhận Mầu C12-TS từ Phòng/Tổ Quản lý thu để gửi cho đơn vị thông qua dịch vụ bưu chính.

1.7 Hằng năm, nhận Mau C13-TS từ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ để gửi cho đơn vị thông qua dịch vụ bưu chính.

2. Phòng/Tổ Quản lý thu

2.1 Nhận hồ sơ và dữ liệu điện tử (nếu có) do Bộ phận một cửa; Tổ Thẩm định; Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ; Phòng/Tổ Chế độ BHXH:

Kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai; đồi chiếu với các chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị trong chương trình quản lý thu và dữ liệu thu và sổ BHXH, thẻ BHYT của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam.

Lập danh sách người chỉ tham gia BHYT:

Danh sách đối chiếu người tham gia BHYT (Mẫu DK06) để chuyển cho cơ quan quản lý đối tượng đối chiếu, xác nhận.
Lập (sao) danh sách người chưa tham gia BHYT (mẫu DK03) đối với người thuộc diện phải tham gia theo hộ gia đình, người thuộc hộ cận nghèo; hộ gia đình nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và diêm nghiệp có mức sống trung bình để chuyển cho Đại lý thu.

Chuyển Bộ phận một cửa: Một (01) bản danh sách kèm theo hồ sơ của các trường hợp không đúng, không đủ để trả lại cho đơn vị.

Đối với các trường hợp tham gia BHXH tự nguyện, tham gia BHYT theo hộ gia đình, tham gia BHYT được ngân sách hỗ trợ một phần mức đóng, nộp hồ sơ, đóng tiền tại BHXH huyện: Lập mãu D05-TS đối với người tham gia BHXH tụ' nguyện; Mầu DK04 đối với người tham gia BHYT; ký, chuyển cho Tổ KH-TC kèm theo hồ sơ của người tham gia để Tổ KH-TC đối chiếu, thu tiền của người tham gia.
Đối với người đã hiến bộ phận cơ thể người: lập mẫu DK05 chuyển Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ để cấp thẻ BHYT.

2.2 Phối hợp với Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ để giải quyết hồ sơ các trường hợp điều chỉnh các yếu tố về nhân thân; chức danh nghề; công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian tò 01/01/1995 trở đi và các trường hợp gộp sổ BHXH, đổi số sổ BHXH kể cả cấp lại sổ do mất, hỏng không đủng với cơ sở dữ liệu: Kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu đang quản lý của BHXH Việt Nam. Trường hợp cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam không có dữ liệu hoặc dữ liệu không trùng khớp với thông tin trên sổ, quá trình hưởng BHXH một lần, hưởng BHTN hoặc quá trình đóng BHXH, BHTN bảo lưu, trình Giám đốc BHXH tỉnh, huyện ký văn bản yêu cầu BHXH tỉnh, huyện nơi người lao động đã tham gia BHXH, BHTN hoặc đã giải quyết các chế độ BHXH, BHTN trước đó để xác minh lại quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH, BHTN; BHXH tỉnh huyện nhận được yêu cầu của BHXH tỉnh, huyện khác gửi đến phải thực hiện xác minh và trả lời trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

2.3 Phối hợp với các Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ; KH-TC lập hò sơ các trường hợp hoàn trả, trình Giám đốc BHXH.

2.4 Nhập, cập nhật dữ liệu điện tử vào chương trình quản lý thu các trường hợp có hồ sơ đúng, đủ; cấp mã quản lý BHXH, BHYT; ghi thời hạn sử dụng thẻ BHYT.

2.5 Thực hiện ghi dữ liệu vào chương trình quản lý thu; in các bản tông hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT (Mầu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS); ký, chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ.

2.6 Trường hợp Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ phát hiện dữ liệu nhập vào chương trình quản lý thu và hồ sơ không khớp, trả lại hồ sơ hoặc Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra lại phát hiện hồ sơ và dữ liệu không khớp, thì báo cáo Giám đốc BHXH để giải quyết theo quy định.

2.7 Hằng tháng, sau khi chốt dữ liệu trong chương trình quản lý thu, thực hiện in:

Hai (02) bản Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mầu C12- TS) chuyển Bộ phận một cửa để gửi đơn vị 01 bản trước ngà chuyển dữ liệu lên Công thông tin điện tử BHXH để tra cứu.

Hai (02) bản tổng họp số phải thu (Mẩu C69-HD ban hành kèm theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC) gửi Phòng/Tổ ICH-TC; nhận lại 01 bản có xác nhận của Phòng/Tổ KH-TC để theo dõi.

Hai (02) bản Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH, BHYT, BHTN (Mau B03-TS), gửi Phòng/Tổ Khai thác và thu nợ 01 bản, lưu 01 bản.

Một (01) danh sách người tham gia BHYT do tổ chức BHXH đóng và danh sách người đã hiến bộ phận cơ thể người (Mau DK05) gửi UBND xã xác nhận.

Một (01) bản danh sách đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT trước 30 ngày đến hạn phải đóng (Mau D08a-TS) để gửi đại lý thu.

Báo cáo nghiệp vụ để gửi BHXH cấp trên (Mau B01-TS) theo quy định tại Điều 48.

2.8 Hằng quý, thực hiện in:

Đối với Phòng Quản lý thu: Bảng tổng hợp số thẻ và số phải thu theo nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu (Mau B05-TS), gửi Phòng KH-TC, Phòng Giám định BHYT.

Các báo cáo nghiệp vụ (Mau B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04Ồ-TS) để gửi BHXH cấp trên và lưu tại BHXH tỉnh, huyện theo quy định tại Điều 48.

3. Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ

3.1 Nhận hồ sơ do Bộ phận một cửa, Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ chế độ BHXH chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, danh sách với dữ liệu trong chương trình quản lý thu và dữ liệu của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam; rà soát dữ liệu để tránh cấp trùng thẻ BHYT.

Phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra, giải quyết hồ sơ các trường hợp nêu tại Điểm 2.2 Khoản 2 Điều này.

Đối với các trường họp dữ liệu chương trình và hồ sơ khớp đúng:

In sổ BHXH, thẻ BHYT; danh sách cấp sổ BHXH (Mau D09a-TS), danh sách cấp thẻ BHYT (Mau DlOa-TS).
In 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (Mầu C06-TS), 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (C07-TS); lưu 01 bản cùng với chứng tò cấp phát, sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT; 01 bản để quyết toán.
Tổ Cấp sổ, thẻ in danh sách thẻ BHỴT đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (Mau D60-TS) để gửi BHXH tỉnh; Phòng cấp sổ, thẻ tổng họp, in danh sách đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (Mầu D60-TS) để chuyển BHXH tỉnh nơi người tham gia đăng ký khám chữa bệnh ban òkxL./ỷẶ/'

Trường họp dữ liệu chương trình và hồ sơ không khớp đúng thì lập Phiếu trả hồ sơ (Mau C02-TS), chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu để kiểm tra, xử lý theo quy định.

Đối với trường hợp cấp lại, đổi thẻ BHYT; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đề nghị với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý và cơ sở dữ liệu của BHXH Việt Nam.

Đối với hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng: Kiểm tra, đối chiếu với cơ sở dữ liệu đang quản lý, nếu khớp đúng thì cấp lại. Trường hợp không đúng với cơ sở dữ liệu đang quản lý thì phối hơp YỚi Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện theo quy định tại Điểm 2.2 Khoản 2 Điều này.

Trường hơp người tham gia giải quyết chế độ BHXH một lần có thời gian đóng BHTN chưa hưởng, thì cấp lại bìa sổ kèm theo tờ rời ghi quá trình đóng BHTN chưa hưởng, số sổ BHXH lấy theo số sổ BHXH đã cấp

BHXH huyện nơi chi trả cuối cùng thực hiện xác nhận lại tổng thời gian đóng BHXH, BHTN khi người lao động kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Cấp Tờ rời sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia đã giải quyết chế độ BHXH cổ điều chỉnh quá trình đóng BHXH.

3.2 Chuyển:

Hồ sơ giải quyết, điều chỉnh hưởng chế độ BHXH của người lao động cho Phòng/Tổ Chế độ BHXH.

Sổ BHXH, thẻ BHYT kèm theo danh sách cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và giấy tờ bản chính cho Bộ phận một cửa để chuyển trả đơn vị, người tham gia.

3.3 Chốt sổ BHXH cho người lao động khi dừng đóng BHXH, kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN khi có đề nghị của đơn vị hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra.

3.4 Hằng tháng:

Phòng Cấp sổ, thẻ in danh sách đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh để chuyển BHXH tỉnh nơi người tham gia đăng ký khám chữa bệnh ban đàu (Mau D60-TS).

Mở sổ theo dõi sử dụng phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT, thời hạn sử dụng thẻ BHYT (Mầu S04-TS, S05-TS, S06-TS, S07-TS) theo quy định tại Điều 48.

3.5 Hằng quý, Phòng cấp sổ, thẻ in (hoặc chuyển dữ liệu) báo cáo tổng hợp danh sách cộng nối thời gian tham gia BHXH (Mau B04c-TS) gửi BHXH Việt Nam theo quy định tại Điều 48 và lưu tại BHXH tỉnhitẬ/

3.6 Hằng năm, in Tờ rời sổ BHXH xác nhận thời gian đã đóng BHXH, BHTN năm trước (đến 31/12) để gửi cho người tham gia BHXH bắt buộc, người tham gia BHXH tự nguyện.

3.7 Tháng 01 hằng năm, in thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (Mau C13-TS) năm trước của người lao động, chuyển bộ phận một cửa gửi cho đơn vị thông qua dịch vụ bưu chính để đcm vị niêm yết công khai.

4. Phòng/Tổ KH-TC

4.1 Nhận chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, Đại lý thu, người tham gia.

4.2 Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu: số tiền đã thu BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, ngân sách nhà nước, đại lý thu, người tham gia.

4.3 Ghi thu số tiền đóng BHYT của đối tượng tham gia BHYT do ngân sách Trung ương và quỹ BHXH, BHTN đảm bảo.

4.4 Thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT của người tham gia đóng thông qua Đại lý thu hoặc Bộ phận một cửa chuyển đến; ký, đóng dấu xác nhận đã thu tiền trên bản danh sách do đại lý thu lập, chuyển bộ phận cấp sổ, thẻ.

4.5 Hằng tháng:

Nhận 02 bản tổng hợp số phải thu hằng tháng (Mầu C69-HD) đói với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT để hạch toán, ký xác nhận và chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu 01 bản.

Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh ban đầu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến (Mau B05-TS).

Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu (Mầu C17-TS) với Phòng/Tổ Quản lý thu.

4.5 Định kỳ 3 tháng, 6 tháng hoặc 12 tháng, phối hợp với Phòng/Tổ Quản lý thu tổng hợp số thẻ BHYT đã phát hành, số tiền thu của đối tượng và số tiền ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ đóng BHYT theo quy định tại Thông tư số 41/2014/TTLT-BYT-BTC gửi cơ quan quản lý đối tượng, cơ quan tài chính chuyển kinh phí tương ứng vào quỹ BHYT theo quy định.

4.6 Trường hợp cập nhật sai số liệu thì lập chứng từ điều chỉnh theo quy định, trình Giám đốc BHXH ký duyệt, 01 bản lưu tại Phòng/Tổ KH-TC để làm căn cứ điều chỉnh, 01 bản chuyển Phòng/Tổ Quản lý thu để theo dõi và đối chiếu với đơn vị.

5. Phòng/Tổ Chế độ BHXH

5.1 Chuyển danh sách cấp thẻ BHYT (Mẩu D07-TS) do tổ chức BHXH đóng cho Phòng/Tổ Quản lý thu để xác định số thu và cấp thẻ BHYTậẾ/

5.2 Chuyển hồ sơ giải quyết chế độ BHXH một lần đối với trường hợp người tham gia có thời gian đóng BHTN chưa hưởng cho Phòng/Tố Quản lý thu; hồ sơ người tham gia dừng hưởng trợ cấp thất nghiệp cho Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ để xác nhận lại tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng.

6. Phòng/Tổ Giám định BHYT

6.1 Nhận bảng tổng hợp số tiền phải đóng và số thẻ đăng ký khám chữa bệnh ban đầu do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến (Mau B05-TS).

6.2 Cung cấp danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh ban đầu cho Phòng/Tổ Quản lý thu và Phòng/Tổ Công nghệ thông tin.

6.3 Hướng dẫn cơ sở khám chữa bệnh BHYT trên địa bàn quản lý truy cập dữ liệu thẻ BHYT để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên thẻ BHYT khi làm thủ tục tiếp nhận khám chữa bệnh và thanh toán BHYT.

7. Phòng/Tổ Công nghệ thông tin

7.1 Quản lý dữ liệu thu; sổ BHXH, thẻ BHYT và dữ liệu giải quyết chính sách BHXH, BHYT chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam theo quy định (có văn bản hướng dẫn riêng của Trung tâm Công nghệ thông tin) để tích họp vào cơ sở dữ liệu dùng chung.

7.2 Cập nhật danh sách cơ sở khám chữa bệnh có hợp đồng khám chữa bệnh ban đầu vào chương trình quản lý thu.

7.3 Phòng Công nghệ thông tin nhận dữ liệu thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của BHXH huyện gửi về để tổng hợp toàn tỉnh và chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam để cập nhật, tổng hơp, sử dụng toàn quốc.

7.4 Trường hợp điều chỉnh dữ liệu phải có phê duyệt của Giám đốc BHXH tỉnh/huyện.

8. Trường hợp cơ quan BHXH và đơn vị giao dịch bằng hồ sơ điện tử thì thực hiện quy trình thu; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.

Mời các bạn xem chi tiết thêm