Hồ sơ chứng từ đối với khoản dự phòng phải thu khó đòi

1. Đối với người mua hàng.

Thông tư 119/2013/TT-BTC tại Điều 3, Khoản 6 Sửa đổi, bổ sung Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC như sau:

“6.Sửa đổi, bổ sung Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC như sau:

a) Sửa đổi khổ thứ nhất điểm c khoản 3 Điều 15 như sau:

“c) Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ hai mươi triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ bằng văn bản, hóa đơn giá trị gia tăng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng của hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc trước ngày 31 tháng 12 hàng năm đối với trường hợp thời điểm thanh toán theo hợp đồng sớm hơn ngày 31 tháng 12, cơ sở kinh doanh vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào”.”

Căn cứ theo quy định trên thì doanh nghiệp bên mua nếu không thanh toán cho người bán và tại thời điểm đó không gia hạn thời gian thanh toán thì sẽ không được khấu trừ thuế GTG, không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Nếu doanh nghiệp đã kê khai khấu trừ thuế GTGT thì cần phải điều chỉnh lại thuế GTGT đã khấu trừ trong kỳ.

2. Đối với doanh nghiệp bán hàng.

Thông tư 228/2009/TT-BTC tại Điều 6 quy định việc trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi thì:

a. Điều kiện để các khoản nợ phải thu được ghi nhận là khoản nợ phải thu khó đòi:

- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.

Chứng từ gốc gồm:

+ Hóa đơn GTGT.

+ Hợp đồng kinh tế

+ Biên bản giao nhận hàng kèm phiếu xuất kho + Biên bản đối chiếu công nợ có đóng dấu, ký xác nhận của hai bên + Các công văn, biên bản đòi nợ.

+ Công văn mà bên mua đã gửi về trường hợp không còn khả năng thanh tóan mà bên mua đã thông báo đến bên bán.

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.

b. Tỷ lệ trích lập các khoản phải thu khó đòi.

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

3. Quy định của pháp luật thuế.

Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.19 quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“2.19.Trích, lập và sử dụng các khoản dự phòng không theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính về trích lập dự phòng: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng tổn thất các khoản đầu tư tài chính, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây lắp và dự phòng rủi ro nghề nghiệp của doanh nghiệp thẩm định giá, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toán độc lập.”

Căn cứ theo quy định trên nếu các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi có đầy đủ chứng từ và điều kiện quy định tại Điều 6, Thông tư 228/2009/TT-BTC thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

4. Hạch toán.

- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản

-Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết:

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản.

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xoá nợ theo quy định của pháp luật hiện hành

Nợ các TK 111, 112, 331, 334....(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (phần đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)

Có các TK 131, 138, 128, 244...

- Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ:

Nợ các TK 111, 112,....

Có TK 711 - Thu nhập khác.

- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận:

+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi:

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)

Có các TK 131, 138,128, 244...

+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ:

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)

Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (số đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)

Có các TK 131, 138,128, 244...