Hồ sơ và cách tính thuế với chi phí thuê xe của cá nhân

Các doanh nghiệp thường thuê xe của các cá nhân, giám đốc để phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Vậy những chi phí này có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập không? Hồ sơ chứng từ để khoản chi phí đó được tính vào chi phí được trừ gồm những gì?

1. Chính sách thuế

1.1 Những cá nhân cho thuê nhà có mức doanh thu dưới 100 triệu đồng/ năm

a. Hóa đơn

Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 13 quy định về cấp hóa đơn do cục thuế đặt in như sau:

“1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.

Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.”

Căn cứ theo quy định trên thì cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.

b. Thuế GTGT

Thông tư 219/2013/TT-BTC tại Điều 4, Khoản 25 quy định đối tượng không chịu thuế GTGT như sau:

“25. Hàng hóa, dịch vụ của hộ, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ một trăm triệu đồng trở xuống.

Việc xác định hộ, cá nhân kinh doanh thuộc hay không thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về quản lý thuế.”

Căn cứ theo quy định trên thì doanh nghiệp thuê xe của cá nhân kinh doanh mà có mức doanh thu từ 100 triệu đồng trở xuống thì thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

c. Thuế TNDN

Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 1 quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.4 quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư này) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

……

- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê tính vào chi phí được trừ nêu trên không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

Căn cứ theo các quy định trên để chi phí thuê xe được tính vào chi phí hợp lý thì cần những chứng từ sau:

- Hợp đồng thuê xe.

- Bảng kê 01/TNDN

- Chứng từ thanh toán cho người cho thuê xe.

d. Thuế TNCN

Nghị định 12/2015/NĐ tại Điều 2, Khoản 1 Sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP như sau:

“1. Thu nhập từ kinh doanh, bao gồm:

a) Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Riêng đối với thu nhập từ hoạt động sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, làm muối, nuôi trồng, đánh bắt thủy sản chỉ áp dụng đối với trường hợp không đủ điều kiện được miễn thuế quy định tại Khoản 5 Điều 4 Nghị định này.

b) Thu nhập từ hoạt động hành nghề độc lập của cá nhân có giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật.

Thu nhập từ kinh doanh quy định tại Khoản này không bao gồm thu nhập của cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở xuống.”

Căn cứ theo quy định trên thì thu nhập đối với cá nhân kinh doanh mà có mức doanh thu từ 100 triệu đồng/ năm trở xuống thì không phải chịu thuế TNCN, thuế GTGT, nhưng phải nộp thuế môn bài. Hồ sơ và cách tính thuế với chi phí thuê xe của cá nhân

1.2 Cá nhân cho thuê có mức doanh thu từ 100 triệu đồng trở lên.

Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Điều 13, Khoản 1 quy định về cấp hóa đơn do cục thuế đặt in như sau:

“1. Cơ quan thuế cấp hóa đơn cho các tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng.”

Thông 219/2013/TT-BTC tại Phụ lục bảng danh mục ngành nghề tính thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu:

2) Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu: tỷ lệ 5%

……

- Dịch vụ cho thuê nhà, đất, cửa hàng, nhà xưởng, cho thuê tài sản và đồ dùng cá nhân khác;

Căn cứ theo Thông tư 78/2014/TT-BTC tại Điều 6, Khoản 1 quy định các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

Căn cứ Nghị định 12/2015/NĐ-CP tại Điều 2, Khoản 7 Sửa đổi, bổ sung Điều 6, Nghị định số 65/2013/NĐ-CP về thuế đối với thu nhập từ kinh doanh như sau:

"1. Cá nhân kinh doanh nộp thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu tương ứng với từng lĩnh vực, ngành nghề sản xuất kinh doanh.

…..

4. Thuế suất đối với thu nhập từ kinh doanh đối với từng lĩnh vực, ngành nghề sản xuất, kinh doanh như sau:

…..

Riêng hoạt động cho thuê tài sản, đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp: 5%.”

Căn cứ theo các quy định trên thì nếu cá nhân có tài sản cho thuê cần phải nộp các loại thuế sau:

- Thuế GTGT 5%.

- Thuế TNCN 5%.

- Thuế môn bài tùy theo doanh thu cho thuê nhà.

Cá nhân sau khi nộp các loại thuế trên thì cuối năm cá nhân đó không phải quyết toán thuế TNCN đối với khoản thu nhập đó.

Cá nhân có tài sản cho thuê sau khi nộp các khoản thuế trên thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn. Doanh nghiệp căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán để tính chi phí đó vào chi phí được trừ.

2. Hạch toán.

- Nếu chi phí thuê xe thanh toán theo từng kỳ.

Nợ TK 641, 642

Có TK 111, 112, 331

- Nếu thanh toán chi phí thuê xe nhiều kỳ.

Nợ TK 242

Có TK 111, 112, 331

Định kỳ phân bổ vào chi phí

Nợ TK 641, 642

Có TK 242

Lưu ý : Doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN của cá nhân cho thuê xe trước khi chi trả thu nhập

Nguồn: Siêu tầm