Quy trình làm việc của cơ quan bảo hiểm xã hội

Khi người tham gia bảo hiểm nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm thì đối với từng bộ phần trong cơ quan sẽ có quy trình làm việc và xử lý hồ sơ của người tham gia. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Quy trình làm việc của cơ quan bảo hiểm xã hội theo quyết định 528/QĐ-BHXH như sau:

Quy trình làm việc của cơ quan bảo hiểm xã hội

1. Hệ thống quản lý thông tin

a) Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị:

Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng hình thức giao dịch điện tử của đơn vị: đối chiếu mã số tham gia BHXH, địa chỉ thư điện tử với tài khoản giao dịch BHXH điện tử của đơn vị.

Trường họp đcm vị gửi hồ sơ qua Tổ chức I-VAN: Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra việc đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN: đối chiếu mã số BHXH, địa chỉ thư điện tử, chứng thư số của Tổ chức I-VAN trong Hệ thống quản lý thông tin.

Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra chữ ký số của đơn vị ngay tại thời điểm đcm vị nộp hồ sơ BHXH điện tử, gồm các nội dung:

+ Kiểm tra nhà cung cấp: Nhà cung cấp chứng thư số phải nằm trong danh sách các nhà cung cấp được cơ quan có thẩm quyền cấp phép;

+ Kiểm tra thời hạn của chứng thư số

+ Kiểm tra danh sách chứng thư không họp lệ của nhà cung cấp: Chứng thư của đơn vị không được nằm trong danh sách chứng thư không họp lệ do nhà cung cấp thông báo.

Trường họp đơn vị nộp hồ sơ qua Tổ chức I-VAN: Hệ thống quản lý thông tin tự động kiểm tra chữ ký số của Tổ chức I-VAN: đối chiếu chữ ký số trên hồ sơ BHXH điện tử với chứng thư số do tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Việc kiểm tra được thực hiện ngay tại thời điểm Tổ chức I-VAN gửi hồ sơ BHXH điện tử cho cơ quan BHXH.

b) Gửi thông tin tiếp nhận hồ sơ BHXH

Trường hợp hồ sơ hợp pháp, hợp lệ, Hệ thống quản lý thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ BHXH điện tử (mẫu 02/TB-TS ban hành kèm theo Quy định này) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị hoặc gửi cho Tổ chức I-VAN để gửi cho đơn vị.

c) Lưu tệp hồ sơ BHXH gốc.

Hệ thống quản lý thông tin tự động thực hiện việc lưu trữ đầy đủ, nguyên trạng dữ liệu hồ sơ BHXH điện tử tại cơ sở dữ liệu BHXH điện tử của BHXH Việt Nam.

2. Tổ thu/Phòng Quản lý thu.

a) Truy cập hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị trong Hệ thống quản lý thông tin; kết xuất các tờ khai của người lao động, tờ khai của đơn vị, danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu thông tin và đối chiếu với cơ sở dữ liệu của đơn vị trong Hệ thống quản lý thông tin.

Đối với những trường hợp hồ sơ đúng thì thực hiện giải quyết theo quy định đối với từng loại hồ sơ. Sau đó, ký bằng chữ ký số trên hồ sơ BHXH điện tử và lưu dữ ỉiệu vào Hệ thống quản lý thông tin.

Các trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.

Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (mẫu 03/TB-TS ban hành kèm theo Quyết định này) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN.

b) Trường hợp hồ sơ có dấu hiệu giả mạo, sửa chữa, tẩy xóa, không rõ ràng hoặc thông tin không khớp nhau; bản scan tài liệu khó đọc, khó tra cứu thì thông báo và phối họp với đơn vị để kiểm tra, xác minh trực tiếp trước khi giải auvết thủ tục,

c) Đối với các trường hợp hồ sơ có tài liệu kèm theo ở dạng điện tử có đủ thành phần, rõ ràng về hình thức và đủ thông tin, nhưng có yếu tố không hợp lý, không phù hợp thực tế, thì sau khi giải quyết thủ tục hành chính theo quy định, cơ quan BHXH có văn bản thông báo cho cơ quan nhà nước có liên quan đến hồ sơ, tài liệu có yếu tố không hợp lý hoặc không phù hợp để biết và xử lý theo thẩm quyền.

d) Hàng tháng, gửi thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN vào tài khoản giao dịch của đơn vị.

3. Tổ/Phòng sổ, thẻ.

Nhận hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị và người tham gia do Tổ thu/Phòng Quản lý thu chuyển đến trong Hệ thống quản lý thông tin; kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ đơn vị trong Hệ thống quản lý thông tin.

Xuất danh sách cấp sổ BHXH, danh sách cấp thẻ BHYT ký bằng chữ ký số để trình Giám đốc ký duyệt.

In sổ BHXH, thẻ BHYT; tờ rời sổ BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN chưa hưởng đói với các trường họp thôi việc, nghỉ việc.

Ký điện tử trên phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH, phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT, lưu vào Hệ thống quản lý thông tin.

Trình ký sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH theo phân công quản lý.

Chuyển sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT cho Tổ/Phòng Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả để chuyển trả đơn vị.

4. Tổ/Phòng Tiếp nhận hồ sơ và Trả kết quả

Nhận sổ BHXH, thẻ BHYT từ Tổ/phòng sổ, thẻ để trả cho đơn vị.

Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN thực hiện theo quy định.

Mời các bạn tham khảo thêm một số bài viết

• Thời gian nộp hồ sơ bảo hiểm điện tử theo quyết định 528
• Hướng dẫn đăng ký giao dịch điện tử trên cổng thông tin điện tử BHXH
• Hướng dẫn đăng ký giao dịch điện tử trên I-VAN
• Thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội bằng bảo hiểm điện tử