Phương pháp quản lý tốt các khoản phải thu

Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp phải gánh chịu nhiều bất lợi do khách hàng của họ chậm hoặc chây ỳ không chịu trả nợ. Công ăn việc làm của người lao động cũng như sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào các khoản nợ đến hạn và các khoản doanh nghiệp cho khách hàng vay.

Để có thể tránh được tình trạng này, bạn với tư cách là một doanh nhân phải có các phương pháp quản lý các khoản phải thu một cách hợp lý. Sau đây là các phương pháp quản lý tốt các khoản phải thu:

Thứ nhất cần phải hiểu rằng hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán-tài chính trong công ty mà là sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, phòng kinh doanh, bộ phận dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả ban giám đốc. Yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm. Luôn luôn lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,…đòi nợ. Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.

Thứ hai là đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu. Về cơ bản, có ba quy trình liên quan đến khoản phải thu là: chuyển tiền, quản trị tín dụng khách hàng và thu hồi nợ.

• Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, một số công ty đã sử dụng công nghệ hiện đại nhằm thực hiện tự động hóa quy trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty có thể giảm bớt thời gian “chờ” dành cho việc “xác nhận” hóa đơn từ ban giám đốc và việc “xác nhận” thanh toán của khách hàng.
• Quản trị tín dụng của khách hàng: Doanh nghiệp cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Một số công ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro, để quyết định có nên cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình hay không.
• Thu hồi nợ:Doanh nghiệp xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý, linh động

Xác định rõ cá nhân có trách nhiệm thu hồi nợ, có chính sách thưởng xứng đáng cho nhân viên thu tiền.

Các công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.

Đối với các khoản nợ xấu như nợ khó đòi, nợ quá hạn, để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra doanh nghiệp cần có các biện pháp thích hợp như: bán các khoản phải thu nợ cho công ty mua bán nợ, ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho những đơn hàng mới.

Khi thu hồi nợ, phải chắc chắn bạn đang nói chuyện với “đúng người” - người có khả năng quyết định chi trả. Nếu bạn không thể gặp trực tiếp người đó, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Điều quan trọng là bạn luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Đừng la hét hay đe doạ.

Thứ ba là thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện nay các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của khoản phải thu như vòng quay các khoản phải thu, tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu, sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu. Các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng được 3 tiêu chuẩn : nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo và hiểu bởi các bộ phận liên quan trong công ty.

Trên đây là một số các đề nghị dành cho các doanh nghiệp mong muốn quản lý hiệu quả các khoản phải thu. Quản lý hiệu quả các khoản phải thu không chỉ cải thiện dòng vốn lưu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng.