Những hồ sơ cần chuẩn bị khi kiểm tra bảo hiểm của Doanh nghiệp

Tác giả haivtca 18/07/2024 14 phút đọc

Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Những hồ sơ cần chuẩn bị khi kiểm tra bảo hiểm của Doanh nghiệp. Trước khi Cơ quan bảo hiểm xuống kiểm tra, tránh việc thiếu, sai sót các doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chi tiết như sau:

*Các trường hợp doanh nghiệp sẽ bị kiểm tra hồ sơ nhân sự, bảo hiểm gồm:

– Doanh nghiệp quyết toán thuế;

– Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động doanh nghiệp (thường doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật).

– Doanh nghiệp bị nghi ngờ trục lợi bảo hiểm;

Cơ quan bảo hiểm có thể gửi công văn yêu cầu doanh nghiệp “bố trí lịch kiểm tra với cơ quan bảo hiểm” trong các trường hợp sau:

– Chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau

– Báo giảm, bổ sung lao động

1 .Tóm tắt quá trình làm việc với cơ quan bảo hiểm

*Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành gửi hồ sơ thông báo

+ Thanh toán trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức

+ Báo giảm, bổ sung lao động

*Bước 2: Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ, xác định cần kiểm tra về việc tham gia bảo hiểm của công ty sẽ tiến hành lập và gửi công văn đính kèm hồ sơ cần chuẩn bị về cho doanh nghiệp.

Thường những doanh nghiệp có trường hợp đặc biệt cơ quan bảo hiểm mới gửi công văn.

Những hồ sơ cần chuẩn bị khi kiểm tra bảo hiểm của Doanh nghiệp

*Ví dụ 1 vài trường hợp đặc biệt như:

+ Cả công ty chỉ có duy nhất một người đóng bảo hiểm và hưởng trợ cấp thai sản;

+ Người lao động đã được hưởng trợ cấp thai sản => Nghỉ hết thời gian hưởng thai sản => Xin nghỉ việc

Trước khi gửi cơ quan bảo hiểm sẽ gọi cho kế toán hoặc Giám đốc để thông báo về thời gian kiểm tra và nội dung kiểm tra. Sau đó kế toán tới lấy hoặc cơ quan bảo hiểm sẽ gửi về tuỳ Cơ quan bảo hiểm từng địa phương.

*Công văn gồm các nội dung chính sau:

+ Nội dung sẽ làm việc: Thanh toán thai sản; báo giảm chấm dứt hợp đồng sau khi thanh toán thai sản.

+ Thời gian, địa điểm làm việc: Nếu chứng từ ít thì sẽ hẹn tại cơ quan bảo hiểm, nếu nhiều thì bảo hiểm xuống => Nên mang chứng từ tới cơ quan bảo hiểm.

+ Thành phần tham dự buổi kiểm tra: Đại diện lãnh đạo công ty và kế toán, nhân sự phụ trách mảng bảo hiểm.

*Bước 3: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

*Bước 4: Làm việc với cơ quan bảo hiểm: Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ. Nếu duyệt thì sang bước 5, không duyệt thì quay lại bước 3 chuẩn bị tiếp => Cuối buổi làm việc sẽ có biên bản làm việc và 2 bên ký xác nhận.

*Bước 5: Cơ quan bảo hiểm duyệt hồ sơ của doanh nghiệp và giải quyết yêu cầu của doanh nghiệp. Gửi kết quả cho doanh nghiệp.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị Hồ sơ cần chuẩn bị thì cơ quan bảo hiểm sẽ gửi cho doanh nghiệp cùng với công văn. Hồ sơ gồm:

2.1 Hồ sơ chung: – Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng;

– Bảng chấm công; bảng thanh toán lương;

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty;

– Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội;

2.2 Một số trường hợp đặc biệt * Đối với trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung:

– Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm;

– Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của công ty tại thời điểm đề nghị truy giảm;

* Đối với trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm:

– Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;

– Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo;

*Lưu ý: Đơn vị mang 01 bộ hồ sơ gốc để kiểm tra và 01 bộ hồ sơ phô tô để lưu tại cơ quan BHXH

3. Một vài chú ý về hồ sơ chuẩn bị 3.1 Hợp đồng lao động: – Hợp đồng lao động: phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch => Ký khác quá là Bảo hiểm yêu cầu ký lại.

– Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “đăng ký sử dụng lao động” => Lập cả cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động.

– Hợp đồng lao động có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng.

– Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….

3.2. Sơ yếu lý lịch của tất cả lao động đang sử dụng Trong công văn BH chỉ yêu cầu “sơ yếu lí lịch” nhưng để chắc chắn thì chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (tất cả giấy tờ đều phải được công chứng) gồm:

+ Sơ yếu lý lịch

+ Chứng minh thư/ hộ chiếu

+ Giấy khám sức khoẻ

+ Sổ lao động (nếu có)

+ Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú

+ Bằng cấp và chứng chỉ liên quan

3.4 Bảng chấm công và bảng thanh toán lương – Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm / thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm.

– Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.

– Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản).

3.5 Đăng ký thang bảng lương

Địa điểm:Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương

2. Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương

3. Quy chế trả lương

4. Quy định chức danh công việc trong công ty

5. Quyết định ban hành thang bảng lương

6. Thang bảng lương

3.6. Đăng ký sử dụng lao động

Địa điểm: Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh củađơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị