Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm những gì? Nộp khi nào

Tác giả Thuế Công Minh 18/07/2024 16 phút đọc

Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công gồm những hồ sơ gì? Chi tiết nếu Con (Con đẻ, con nuôi), người phụ thuộc là vợ hoặc chồng của người NNT, Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của NNT, Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà NNT đang phải trực tiếp nuôi dưỡng, Cá nhân cư trú là người nước ngoài

ho-so-dang-ky-nguoi-phu-thuoc

A. Nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

1. Nếu là cá nhân tự đăng ký với cơ quan thuế:

- Thì sẽ chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để nộp cùng lúc khi đăng ký Người phụ thuộc.

2. Nếu là Doanh nghiệp đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên:

- Thì cá nhân sẽ nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho DN -> DN có trách nhiệm lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.

- Thời hạn cá nhân nộp hồ sơ cho DN là trong vòng 3 tháng kể từ ngày nộp Tờ khai đăng ký người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đăng ký thay đổi người phụ thuộc)

- Quá thời hạn nộp hồ sơ nêu trên, nếu người nộp thuế không nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc sẽ không được giảm trừ cho người phụ thuộc và phải điều chỉnh lại số thuế phải nộp.

B: Chuẩn bị Hồ sơ chứng minh Người phụ thuộc:

(1) Người phụ thuộc là con:

- Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

+ Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

Ví dụ: Con ông H sinh ngày 25 tháng 7 năm 2018 thì được tính là người phụ thuộc từ tháng 7 năm 2018.

+ Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

+ Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cụ thể như sau:

- Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

- Con đang theo học tại các bậc học hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh.

+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

- Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

(2) Người phụ thuộc là Vợ hoặc Chồng của người nộp thuế:

- Điều kiện để đăng ký Vợ hoặc Chồng là người phụ thuộc:

+ Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

- Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,...)

- Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

+ Đối với người ngoài độ tuổi lao động phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân.

- Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3) Người phụ thuộc là: Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế

- Điều kiện để đăng ký người phụ thuộc:

+ Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

- Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,...)

- Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân.

- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(4) Người phụ thuộc là: Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng bao gồm:

- Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

- Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

- Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

- Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

- Điều kiện để đăng ký người phụ thuộc:

+ Đối với người trong độ tuổi lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

- Bị khuyết tật, không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,...)

- Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt lưu ý:

Các giấy tờ hợp pháp là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

- Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có). -> Mẫu 09/XN-NPT-TNCN ban hành theo Thông tư 92/2015/TT-BTC

- Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).

- Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).

- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

(*) Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(5) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

Mời các bạn xem tiếp hướng dẫn thủ tục Đăng ký giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc (/thu-tuc-dang-ky-giam-tru-gia-canh-giam-tru-nguoi-phu-thuoc/)