Cách hạch toán hàng hóa thiếu, thừa chờ xử lý

1. Cách hạch toán hàng thiếu chờ xử lý.

Khi phát hiện thiếu hụt, mất hàng hóa so với hóa đơn mua hàng, kế toán phải lập biển bản xác nhận nguyên nhân. Nếu chưa tìm ra nguyên nhân ngay thì hạch toán như sau:

Nợ TK 156: Số hàng thực tế nhập kho

Nợ TK 1381:Tài sản thiếu chờ xử lý

Nợ TK 1331: Số thuế GTGT được khấu trừ theo hóa đơn GTGT

Có TK 111, 112, 331

Sau khi xác định được nguyên nhân kế toán căn cứ vào quyết định để xử lý như sau:

+ Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất hoặc nhân viên công ty làm mất và đền bù bằng chính số hàng thiếu đó:

Nợ TK 156: Số hàng thiếu

Có TK 1381: Số hàng thiếu

+ Nếu do lỗi của bên vận chuyển, người bán, hoặc nhân viên của công ty nhưng bối thường bằng tiền, hoặc trừ vào lương thì tổng số tiền họ phải trả đã bao gồm thuế GTGT của số hàng bị thiếu đó và hạch toán như sau

Nợ TK 111,112: Người bồi thường trả bằng tiền mặt

Nợ TK 1388: Nếu đã xác định được nguyên nhân nhưng họ chưa thanh toán tiền.

Nợ TK 334: Trừ vào lương của nhân viên

Nợ TK 632, 642, 811: Nếu doanh nghiệp tính số hàng mất vào chi phí trong kỳ

Có TK 1381: Số tài sản bị thiếu

Có TK 1331: Thuế GTGT của hàng bị thiếu

Nếu doanh nghiệp ghi nhận số hàng thiếu đó vào chi phí thì khi tính thuế TNDN cần phải loại ra khỏi chi phí được trừ để tính thuế.

2. Cách hạch toán hàng thừa chờ xử lý:

Khi mua hàng về phát hiện thừa hàng hóa kế toán phải lập biên bản và tìm ra nguyên nhân. Có 2 cách xử lý số hàng thừa như sau

TH1 : Nếu nhập toàn bộ số hàng thừa :

Nợ TK 1561: Số hàng thừa chưa rõ nguyên nhân, ghi nhận theo giá trên hóa đơn

Có TK 3381

Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

+Nếu doanh nghiệp trả lại người bán :

Nợ TK 3381 Xuất kho trả lại số hàng thừa.

Có TK 1561

+Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa :

Nợ TK 3381

Nợ TK 1331

Có TK 331

+ Nếu số hàng thừa không xác định được nguyên nhân

Nợ TK 3381: Giá trị của số hàng thừa

Có TK 711.

TH2 : Nhập theo hóa đơn :

Hàng thừa coi như giữ hộ nhà cung cấp: Ghi Nợ TK 002

Khi xử lý số thừa: Có TK 002

Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa.

Nợ TK 1561

Nợ TK 1331

Có TK 331