Quy định quản lý và cấp sổ bảo hiểm xã hội

Khi thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội,cho người lao động, cơ quan bảo hiểm có một quy trình quản lý để tránh sự nhầm lẫn cũng như thất thoát sổ bảo hiểm xã hội cũng như các quy định về việc cấp lại và ký trên sổ. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Quy định quản lý và cấp sổ bảo hiểm xã hội theo quyết định 959/QĐ-BHXH

Quy định quản lý và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Cấp sổ BHXH lần đầu: Người tham gia BHXH, BHTN được cơ quan BHXH cấp sổ BHXH.

2. Cấp lại sổ BHXH

• Cấp lại sổ BHXH (bìa và tờ rời) các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh.
• Cấp lại bìa sổ BHXH các trường họp: sai giới tính, quốc tịch; người đã hưởng BHXH một lần còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng.
• Cấp lại tờ rời sổ BHXH các trường hợp: mất, hỏng hoặc đã giải quyết chế độ BHXH có điều chỉnh quá trình đóng BHXH.

3. Ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN trong sổ BHXH

Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN (kể cả thời gian nghỉ ốm trên 14 ngày trong tháng, nghỉ thai sản, nghỉ việc không hưởng lương, tạm hoãn HĐLĐ), cụ thể:

3.1 Người lao động thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định, mức tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp bảo lưu thì ghi hệ số lương; phụ cấp thâm niên nghề, thâm niên vượt khung (nếu có) thì ghi tỷ lệ (%).

3.2 Người lao động hưởng lương do đơn vị quyết định là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác thì ghi tiền Việt Nam đồng, kể cả người hưởng lương bằng ngoại

3.3 Ghi xác nhận sổ BHXH, BHTN của người lao động trong một số trường hợp đơn y ị còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN:

• Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể theo quy định của pháp luật còn nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN nếu có người lao động chuyển nơi làm việc thì cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới, sau khi thu hồi được khoản nợ của doanh nghiệp thì xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động.
• Các trưởng hợp khác: thực hiện theo Văn bản quy định của Chính phủ và hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

3.4 Khi điều chỉnh giảm thời gian hoặc mức đóng BHXH đã ghi trong sổ BHXH, phải ghi cụ thể nội dung điều chỉnh, xác nhận luỹ kế hoặc tổng thời gian đã đóng BHXH,

4. Thẩm quyền ký trên sổ BHXH

4.1 Chữ ký trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH chốt thời gian đóng BHXH, BHTN do Giám đốc BHXH tỉnh, huyện ký hoặc ủy quyền cho phó Giám đốc BHXH tỉnh, huyện; Trưởng, Phó Phòng cấp sổ, thẻ ký trực tiếp.

Giám đốc BHXH tỉnh, huyện chịu trách nhiệm về việc ủy quyền ký trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH chốt thời gian đóng BHXH, BHTN.

4.2 Chữ ký của Giám đốc BHXH tỉnh, huyện được quét trong phần mềm để in trên tờ rời sổ BHXH ghi thời gian đóng BHXH hằng năm.

5. Xử lý một số tình huống trong công tác cấp sổ BHXH

• Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không 'trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.
• Một số sổ BHXH được cấp cho 2 hay nhiều người thì cơ quan BHXH giữ lại số sổ BHXH đã cấp cho người có thời gian tham gia BHXH sớm nhất, các sổ BHXH còn lại thực hiện thu hồi và cấp lại theo số sổ mới. Trường hợp người tham gia BHXH sau đã giải quyết chế độ BHXH thì tất cả các sổ còn lại cấp lại theo số sổ BHXH mới.
• Trường họp người tham gia chỉ mất hoặc hỏng 01 hoặc một số tờ rời: Giám đốc BHXH quyết định việc in lại các tờ rời bị mất hoặc in lại tờ rời từng giai đoạn bị mất và phải đảm bảo đầy đủ thời gian, mức đóng BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN chưa hưởng các chế độ của người lao động
• Người đã hưởng BHXH một lần nếu còn thời gian tham gia BHTN chưa hưởng thì cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần thực hiện cấp lại và chốt sổ BHXH thời gian tham gia BHTN chưa hưởng.
• Trường họp người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp sai quy định, thực hiện điều chỉnh và ghi, chốt lại sổ BHXH.
• Trường họp cơ quan BHXH làm mất hoặc hỏng sổ BHXH thì cơ quan BHXH có trách nhiệm cấp lại sổ BHXH.
• Sổ BHXH thu hồi phải lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH.

Mời các bạn xem chi tiết thêm

• Cấp phôi sổ bảo hiểm xã hội năm 2015
• Quy trình kiểm tra đóng bảo hiểm xã hội
• Truy thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
• Tính lãi chậm nộp BHXH, BHYT năm 2015
• Quyết đinh 959/QĐ-BHXH Việt Nam