Hướng dẫn hạch toán hạch toán tài sản cố định cho các trường hợp phát sinh

Tác giả Thuế Công Minh 19/07/2024 40 phút đọc

Khi phát sinh nghiệp vụ hình thành Tài sản cố định hay chi phí trả trước thì ngoài việc kế toán thực hiện hồ sơ, kế toán cần phải thực hiện vào phần mềm. Vây đối với các trường hợp phát sinh tài sản hoặc chi phí trả trước, Công cụ dụng cụ, kế toán cần thực hiện như thế nào? Đại lý thuế Công Minh Hướng dẫn hạch toán hạch toán tài sản cố định cho các trường hợp phát sinh

Hướng dẫn hạch toán hạch toán tài sản cố định cho các trường hợp phát sinh

Các trường hợp	Bút toán hạch toán	Giấy tờ hồ sơ	Lưu ý
Ghi nhận chi phí trả trước hình thành trước khi doanh nghiệp được thành lập	Nợ TK 242 Có TK 411/138	- Biên bản góp vốn - Biên bản đánh giá và ghi nhận giá trị vốn góp bằng chi phí trả trước	Các chi phí trả trước do các cá nhân tự chi tiêu phục vụ cho việc cấp phép, hình thành tái sản, hàng hóa của DN sau khi thành lập. Ghi nhận toán bộ giá trị và thuế vào 242.
Ghi nhận CCDC góp vốn của các thành viên sáng lập	Nợ TK 153/242 Có TK 411/138	- Biên bản góp vốn - Biên bản đánh giá giá trị góp vốn bằng CCDC - Biên bản bàn giao - Chứng thư giá (nếu có)	Đây là việc góp vốn bằng CCDC mà trước đó thuộc sở hữu cá nhân. HĐQT/HĐTV họp đánh giá giá trị, lập biên bản bàn giao. Nếu nhập kho thì ghi nhận 153, ngược lại ghi nhận 242.
Ghi nhận TSCĐ góp vốn của các thành viên sáng lập	Nợ TK 211/213/217 Có TK 411/138	- Biên bản gips vốn - Biên bản đánh giá giá trị vốn góp bằng TSCĐ - Biên bản bàn giao - Hồ sơ chuyển quyền sở hữu - Chứng thư thẩm định giá (nếu có)	Góp vốn bằng tài sản cố định dẫn đến hình thành tài sản, quá trình góp vốn phải xác định tài sản đó trước khi góp là sở hữu của cá nhân nào? Giá trị hiện tại đánh giá bằng bao nhiêu? Nếu TSCĐ cần đăng ký quyền sở hữu thì cần làm thủ tục sang tên đổi chủ (sở hữu)
Mua mới TSCĐ, CCDC nội địa	Nợ TK 153/211/213/242 Nợ TK 1332 Có TK 331 Nợ TK 331 Có TK 111/112	- Hợp đồng, đơn hàng, báo giá được phê duyệt - Biên bản bàn giao mua bán - Hóa đơn tài chính - Chứng từ thanh toán (Phiếu chi/UNC)	Kể cả trường hợp mua thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán vẫn luôn ghi nhận 331 để theo dõi công nợ cũng như loại bỏ bút toán trùng. Giá mua là cơ sở hình thành nguyên giá tài sản cố định.
Ghi nhận chi phí phát sinh liên quan đến mua sắm TSCĐ, CCDC	Nợ TK 153/211/213/242 Nợ TK 1332 Có TK 331 Nợ TK 331 Có TK 111/112	- Hợp đồng, đơn hàng, báo giá được phê duyệt - Biên bản nghiệm thu dịch vụ - Hóa đơn tài chính - Chứng từ thanh toán (Phiếu chi/UNC)	Chi phí mua liên quan là các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm nghiệm, lắp đặt, nguyên nhiên liệu và nhân công phục vụ cho việc lắp đặt – chạy thử. Tổng hợp toàn bộ giá trị này cho tới khi tài sản sẵn sàng sử dụng để ghi nhận đầy đủ nguyên giá.
Ghi nhận giá trị dịch vụ, chi phí là chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn	Nợ TK 242 Nợ TK 133 Có 111/112/331	- Hợp đồng, báo giá, đơn hàng - Hóa đơn, biên bản nghiệm thu công việc liên quan - Chứng từ thanh toán (Phiếu chi/UNC – Báo nợ, biên bản nhận nợ)	Trong một số trường hợp đặc biệt, chi phí mua sắm tài sản, công cụ không thể tập hợp vào nguyên giá và trường hợp mua công cụ dụng cụ, chi phí trả trước sử dụng ngay vào DN thì thực hiện theo trình tự này.
Mở LC cho việc nhập khẩu TSCĐ, CCDC	Nợ TK 244 Có 112/111/341	- Phiếu mở LC theo mẫu ngân hàng - Phiếu chi + hợp đồng mua ngoại tệ - UNC + hợp đồng mua ngoại tệ - Hợp đồng tín dụng / Khế ước nhận nợ + UNC + hợp đồng mua ngoại tệ (nếu vay vốn mở LC)	DN có 3 hình thức thực hiện mở LC phục vụ nhập khấu TSCĐ, CCDC. Nếu DN vay tiền ngân hàng phục vụ cho đơn hàng nhập khẩu thì cần hoàn tất thủ tục vay vốn trước, đồng thời tiền vay đó (vay trung hạn hoặc vay hạn mức) được giải ngân trực tiếp cho LC/TT.
Ghi nhận chi phí thủ tục phát sinh đến nhập khẩu trước khi hàng về tới cảng	Nợ TK 241/242 Nợ TK 1332 Có TK 111/112/331	- Hợp đồng - Biên lai - Phiếu chi/UNC/Phiếu kế toán	Là các chi phí về phí, lệ phí, giao dịch… phục vụ cho việc mua sắm tài sản cố định, CCDC. (Nếu mua TSCĐ thì ghi nhận 241).
Làm thủ tục hải quan, tính thuế cho đơn hàng nhập khẩu TSCĐ, CCDC		- HS-Code - Tờ khai hải quan - Biên lai phí	Tra cứu HS-code, áp giá theo tỷ giá liên ngân hàng, tra cứu với biểu thuế XNK, TTĐB, VAT hàng nhập.
Tính và nhận thông báo thuế NK	Nợ TK 241/242 Có TK 33332	- Tờ khai hải quan - Thông báo thuế	Cơ quan hải quan sẽ tính thuế cho từng mặt hàng dựa theo giá nhập khẩu áp với tỷ giá liên ngân hàng trên cơ sở tra cứu biểu thuế. Thông thường, cả 3 loại thuế này đều thể hiện trên tờ khai và 1 thông báo thuế, DN căn cứ vào đó lập giấy nộp tiền vào NSNN
Tính và ghi nhận thông báo thuế TTĐB (nếu có)	Nợ TK 241/242 Có TK 3332	- Tờ khai hải quan - Thông báo thuế
Tính và ghi nhận thông báo thuế VAT hàng nhập khẩu	Nợ TK 1332 Có TK 33312	- Tờ khai hải quan - Thông báo thuế
Nộp các loại thuế liên quan tới đơn hàng nhập khấu TSCĐ, CCDC	Nợ TK 33312 Nợ TK 33332 Nợ TK 3332 Có TK 111/112	- Giấy nộp tiền vào ngân sách - Phiếu chi / UNC kèm theo	Hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách mới có thể nhận hàng về DN. Thời điểm nộp thuế VAT là thời điểm ghi nhận VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ.
Ghi nhận các loại chi phí tại cảng liên quan đến đơn hàng nhập khẩu TSCĐ, CCDC	Nợ TK 241/242 Nợ TK 1332 Có TK 111/112/331	- Biên lai - Phiếu chi hộ - Hóa đơn	Nếu sử dụng dịch vụ hải quan, thường thì đơn vị dịch vụ sẽ nộp hộ các khoản này rồi DN chi trả sau. Một số khoản phí hãng tàu hoặc dịch vụ Logistic nộp thay rồi DN trả sau đó.
TSCĐ, CCDC về tới công ty	Nợ TK 211 Có TK 331	- Biên bản giao nhận - Phiếu kế toán	Ghi nhận giá trị vào công nợ nhà cung cấp – chi tiết đối tượng là đơn vị xuất khẩu.
Hạch toán hóa đơn vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt	Nợ TK 241/242 Nợ TK 1332 Có TK 111/112/331	- Biên lai - Phiếu chi hộ - Hóa đơn	Các chi phí vận chuyển nội địa, bốc dỡ, lắp đặt cần ghi nhận vào quá trình mua sắm để hình thành nguyên giá.
Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài phục vụ lắp đặt	Nợ TK 241/242 Có TK 111/112/331 Có TK 3335 Nợ TK 3335 Có TK111/112	- Biên bản, nghiệm thu công việc - Chứng từ chi trả - CMND + MST của người được thuê	Nếu chi trả có tính vụ việc trên 2 tr, DN trích 10% thuế TNCN nộp ngân sách nhà nước. Nếu thỏa thuận là TN NET thì DN phải trả thay thuế TNCN. (Trả chứng từ thuế cho người bị khấu trừ thuế TNCN).
Hạch toán chi phí nguyên nhiên liệu phục vụ lắp đặt, thử nghiệm	Nợ TK 241/242 Nợ TK 1332 Có TK 111/112/331	- Biên lai - Phiếu chi / UNC - Hóa đơn	Ví dụ như chi phí xăng dầu, và các nguyên nhiên liệu khác phục vụ lắp đặt, chạy thử…
Hạch toán chi phí lỗ tỷ giá, lãi vay phục vụ mua sắm TSCĐ, CCDC	Nợ TK 241/242 Có TK 111/112	- Phiếu kế toán - Hợp đồng mua ngoại tệ	Là các khoản lỗ chênh lệch tỷ giá thực tế khi DN mua ngoại tệ chi trả so với tỷ giá ghi trên Invoice/ TKHQ
Nếu CCDC nhập kho	Nợ TK 153 Có TK 331	- Biên bản bàn giao - Phiếu nhập kho	Nếu mua với số lượng lớn nhập kho, sau đó xuất dùng dần – quản lý như hàng tồn kho
Hoàn thành mua sắm TSCĐ đưa vào sử dụng	Nợ TK 211 Có TK 241	- Biên bản bàn giao TSCĐ đưa vào SD - Quyết định đưa vào SD TSCĐ - Phiếu kế toán	Nếu trước đó, quá trình mua TSCĐ diễn ra với nhiều giao dịch ở các thời điểm khác nhau, đã tập hợp chi phí mua liên quan vào 241.
Nếu CCDC mua dùng ngay	Nợ TK 242 Có TK 331	- Biên bản giao nhận - Quyết định đưa vào SD - Lập bảng phân bổ	Mua dùng ngày thì thực tế “không tồn kho” nên không sử dụng tài khoản 153.
Xuất dùng CCDC	Nợ TK 242 Có TK 153	- Phiếu xuất kho - Lập bảng phân bổ	Khi xuất CCDC ra dùng, giá trị xuất kho CCDC ghi nhận trong bảng kê trở thành CPTT
Tính khấu hao TSCĐ	Nợ TK chi phí Có TK 214	- Bảng tính và phân bổ khấu hao - Phiếu kế toán	Thực hiện định kỳ hàng tháng, ngày chứng từ và ghi sổ là ngày cuối cùng của tháng.
TÍnh phân bổ CCDC, CPTT	Nợ TK chi phí Có TK 242	- Bảng tính và phân bổ CCDC, CPTT - Phiếu kế toán	Thực hiện định kỳ hàng tháng, ngày chứng từ và ghi sổ là ngày cuối cùng của tháng.
Chuyển TSCĐ đi góp vốn, liên doanh, liên kết (Ghi nhận 711/811 với giá trị đánh giá chênh lệch so với sổ sách)	Nợ TK 221, 222, 228 Nợ TK 811 Nợ TK 214 Có TK 211 Có TK 711	- Hợp đồng/biên bản hợp tác - Biên bản họp xác định giá trị tài sản góp vốn, liên doanh, liên kết - Quyết định điều chuyển TSCĐ - Phiếu kế toán	221 – Đầu tư vào công ty con \| góp vốn sở hữu trên 50% vốn và quyền biểu quyết. 222 – Liên doanh – việc góp vốn hình thành pháp nhân mới đồng kiểm soát. 222 – Liên kết – việc góp vốn sở hữu từ 20 -50 sở hữu và biểu quyết. 228 – Các trường hợp khác
Sửa chữa lớn TSCĐ làm tăng nguyên giá, công năng của TSCĐ	Nợ TK 241 Nợ TK 133 Có TK 111,112,334,331, 152,153,214	- Phương án và dự toán sửa chữa lớn - Quyết định của GĐ về việc sửa chữa lớn TSCĐ - Hợp đồng, hóa đơn, báo giá, đơn hàng - Phiếu xuất NVL, CCDC, phiếu kế toán - Biên bản nghiệm thu hoàn thành việc sửa chữa hoàn thành – ghi tăng nguyên giá TSCĐ - Điều chỉnh thẻ tài sản, bảng khấu hao
Sửa chữa nhỏ thường xuyên TSCĐ	Nợ TK chi phí Nợ TK 242 Nợ KT 133 Có TK 111,112,334,331	- Hợp đồng, hóa đơn - Chứng từ kế toán	Nếu chửa chữa hoàn thành ghi nhận ngay chi phí hoạt động thì ghi nhận Nợ TK chi phí liên quan. Nếu khoản sửa chữa phân bổ nhiều kỳ thì ghi nhận 242.
Trả lại vốn góp bằng TSCĐ hiện tại đang dùng	Nợ TK 411/138 Nợ TK 214 Có TK 211, 213	- Biên bản ghi nhập chấp thuận rút vốn bằng TSCĐ - Quyết định của HĐQT/HĐTV - Biên bản bàn giao TSCĐ - Biên bản họp định giá TSCĐ hoàn trả - Phiếu kế toán ghi nhận nghiệp vụ - Điều chỉnh bảng kê TSCĐ và bảng trích KHTSCĐ để tiếp tục cho kỳ sau.
Thanh lý, nhượng bán TSCĐ	Nợ TK 811 Nợ TK 214 Có TK 211/213 Nợ TK 131/111/112 Có TK 711 Có TK 333	- Quyết định và biên bản về thanh lý nhượng bán TSCĐ - Hóa đơn bán thanh lý TSCĐ - Phiếu kế toán - Chứng từ thanh toán - Hợp đồng bán TSCĐ	811 – Ghi nhận giá trị còn lại (giá vốn của nghiệp vụ thanh lý) 711 – Ghi nhận thu nhập (giá bán) khi thanh lý TSCĐ Khi thanh lý lập hóa đơn ghi rõ thanh lý TSCĐ theo quyết định số…, tên tài sản, số hiệu, đơn giá, thành tiền, thuế suất VAT
Ghi nhận trường hợp hư hại, mất mát TSCĐ	Nợ TK 811 Nợ TK 214 Có TK 211	- Biên bản kiểm kê ghi nhận TSCĐ hưu hại mât mát - Giấy tờ ghi nhận trách nhiệm đền bù - Chứng từ kế toán	Chủ doanh nghiệp cùng kế toán thống kê giá trị thiệt hại, xác định nguyên nhân. Tổng giá trị thiệt hại trừ đi giá trị được đền bù trách nhiệm, đền bù của bảo hiểm, còn lại bao nhiêu ghi nhận chi phí khác.
Hạch toán hóa đơn TSCĐ, CCDC thuê hoạt động	Nợ TK chi phí hoặc Nợ TK 242 Nợ TK 133 Có TK 331/111/112	- Hợp đồng thuê tài sản hoạt động - Chứng từ thanh toán tiền thuê	Nếu thuê trả từng tháng – kế toán ghi nhận chi phí thuê vào tài khoản chi phí. Nếu thuê trả nhiều tháng (kỳ) – kế toán ghi nhận 242.
Hạch toán hợp đồng, hóa đơn thuê tài chính TSCĐ. Khi ứng trước tiền thuê và ký quỹ cho hợp đồng thuê tài chính	Nợ TK 341 Nợ TK 244 Có TK 111,112	- Hợp đồng thuê tài chính - Biên bản ký quỹ kèm theo hợp đồng - Chứng từ chi trả (Phiếu chi/UNC)	3412 – Số tiền thuê trả trước theo hợp đồng 244 – giá trị tiền ký quỹ theo điều khoản trách nhiệm ký quỹ của hợp đồng thuê tài chính.
Nhận tài sản cố định thuê tài chính	Nợ TK 212 Có TK 3412	- Biên bản bàn giao tài sản - Hồ sơ gốc tài sản (bản photo sao y)	Ghi nhận giá trị không bao gồm các khoản thuế gián thu (thuế VAT là thuế gián thu)
Các chi phí phát sinh liên quan đến hợp đồng thuê tài chính	Nợ TK 212 Nợ TK 133 Có TK 242 Có TK 111,112,331	- Hợp đồng, hóa đơn, biên lai, giấy tờ ghi nhận chi phí phát sinh - Phiếu kế toán - Chứng từ thanh toán	Là các khoản phí, lệ phí, vận chuyển, lắp đặt, đánh giá…. Do bên đi thuê có trách nhiệm chi trả. Giá trị này được ghi nhận vào nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính để khấu hao
Định kỳ trả gốc và lãi tiền thuê tài sản	Nợ TK 341 Nợ TK 635 Có TK 112	- Thông báo, chứng từ của bên cho thuê - Chứng từ thanh toán (UNC)	Định kỳ bên cho thuê căn cứ hợp đồng thông báo giá trị gốc tiền thuê để bên đi thuê chi trả. 635 ghi nhận tiền lãi tương ứng từng kỳ.
Ghi nhận theo thông báo thuế GTGT đầu vào của tài sản thuê tài chính	Nợ TK 133 Có TK 338	- Thông báo - Hóa đơn của bên cho thuê - Phiếu kế toán hạch toán	Khi nhận thông báo, hóa đơn, kế toán tạm phản ánh vào tài khoản 338, sau đó căn cứ tình hình thực hiện tiếp theo như dòng kế tiếp.
Chi trả tiền thuế cho bên cho thuê theo hóa đơn	Nợ TK 338 Có TK 112	- UNC - Báo Nợ	Nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng – chi trả
Nếu số thuế VAT đã chi trả cho bên cho thuê không đủ điều kiện khấu trừ	Nợ TK chi phí Có TK 133	- Phiếu kế toán	Trong nhiều trường hợp TSCĐ thuê tài chính không đáp ứng điều kiện của luật thuế về giá trị, mục đích sử dụng nên không được khấu trừ.
Kết thúc hợp đồng thuê, nếu trả lại tài sản cố định thuê tài chính cho bên cho thuê	Nợ TK 2142 Có TK 212	- Biên bản bàn giao hoàn trả tài sản cố định thuê tài chính - Phiếu kế toán	Hợp đồng thuê tài chính có 2 lựa chọn: hoặc là kết thúc hợp đồng thuê, tài sản thuộc về bên đi thuê \| hoặc là kết thúc hợp đồng thuê, tài sản trả lại cho bên cho thuê.
Nhận lại TSCĐ, CCDC góp vốn, liên doanh, liên kết, đầu tư vào công ty con.	Nợ TK 211 Nợ TK 811 Có TK 214 Có TK 221/222/228	- Biên bản thu hồi và bàn giao TSCĐ - Phiếu kế toán	Thanh lý hợp đồng hoặc điều chỉnh hợp đồng góp vốn, hợp tác liên doanh, liên kết, đầu tư Ghi nhận 811 khi có sự đánh giá lại giá trị thực thấp hơn giá trị ghi sổ.
Thu hồi vốn ở đơn vị thành viên bằng TSCĐ	Nợ TK 211 Có TK 214 Có TK 136	- Biên bản thu hồi và bàn giao TSCĐ - Phiếu kế toán	Vốn tại chi nhánh, văn phòng đại diện (không áp dụng cho trường hợp liên doanh, liên kết hoặc đầu tư vào công ty con)