Hồ sơ tài sản cố định gồm những gì?

Đây có lẽ là phần mà nhiều kế toán thường hay thắc mắc để thực hiện cũng như hoàn thiện mỗi khi phát sinh một tài sản tại đơn vị. Chính vì vậy, Đại lý thuế Công Minh chia sẻ lại Bộ hồ sơ tài sản cố định cũng như lưu ý nhỏ đối với các trường hợp đó

Hồ sơ tài sản cố định cho các trường hợp

1. Hồ sơ tài sản cố định trong doanh nghiệp Hóa đơn, chứng từ hình thành Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao TSCĐ Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý Thẻ tài sản cố định Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản Lưu ý

• Tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng, thời gian sử dụng trên 1 năm.
• Đối các khoản đầu tư không ở dạng hình thể vật chất như phần mềm, thương hiệu, quyền sử dụng đất thì hạch toán tài sản cố định vô hình.

2. Tài sản cố định góp vốn

• Biên bản họp hội đồng quản trị/HĐTV công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản, biên bản bàn giao tài sản góp vốn, biên bản góp vốn.
• Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.
• Giấy tờ hồ sơ sang tên đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn các loại thuế, kể cả lệ phí trước bạ)
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hình thành trước khi góp vốn. (nếu có).

Lưu ý Nếu tài sản là ô tô chở người dưới 9 chỗ có giá trị lớn hơn 1,6 tỷ thì thực hiện khấu hao hạch toán toàn bộ giá trị, tính vào chi phí thuế với giá trị khấu hao tương ứng với 1,6 tỷ. Nếu tài sản cố định không đủ hồ sơ pháp lý thì vẫn theo dõi hạch toán nội bộ, khi quyết toán thuế kế toán loại trừ giá trị khấu hao khỏi chi phí – Chỉ tiêu B4 trên quyết toán thuế. 3. Tài sản cố định mua mới

• Hợp đồng mua tài sản/hợp đồng nhập khẩu
• Hoá đơn giá trị gia tăng/hoá đơn thông thường mua tài sản
• Hoá đơn nguyên nhiên vật liệu, cấu kiện đi kèm
• Chứng từ chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển lắp đặt nếu có
• Biên bản giao nhận tài sản của người bán cho công ty
• Chứng từ/biên lại nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu)

Lưu ý

• Lập hợp toàn bộ chi phí mua, nhân công lắp đặt, chi phí chuyển giao, thuế gián thu vào nguyên giá tài sản cố định.
• Trường hợp vay vốn ngân hàng để mua tài sản cố định thì hạch toán chi phí bình thường trong kỳ. Nếu việc mua tài sản có nhiều chứng từ trong nhiều thời gian thì tập hợp vào 241 trước khi chuyển sang 211.

4. Tài sản cố định xây lắp hoàn thành, sửa chữa lớn tài sản cố định

• Bản vẽ kỹ thuật
• Dự toán chi phí và tiêu hao
• Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài)
• Hồ sơ quyết toán, bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu – bàn giao.
• Tập hợp chi phí do công ty trực tiếp thực hiện về: vật tư, nhân công theo nguyên tắc thực tế phát sinh có hoá đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lý –hợp lệ
• Biên bản nghiệm thu từng phần/toàn phần
• Biên bản bàn giao tài sản cố định xây lắp, sửa chữa hoàn thành
• Hoá đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành
• Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có)

Lưu ý

• Tập hợp toàn bộ giá trị thuê gia công xây lắp, giá trị phát sinh về vật tư, nhân công do công ty chi trả, chi phí lãi vay, chi phí lắp đặt chạy thử, lệ phí đăng ký quyền sở hữu vào nguyên giá tài sản cố định.
• Quá trình phát sinh chi phí tập hợp vào tài khoản xây dựng cơ bản dở dang, khi hoàn thành đưa vào sử dụng thì kết chuyển sang giá trị tài sản.

6. Tài sản cố định thuê tài chính

• Hợp đồng thuê tài chính
• Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ
• Biên bản bàn giao, đưa vào sử dụng

Lưu ý

• Quản lý hiện vật như tài sản cố định hình thành do mua mới.
• Giá trị chưa trả hết theo hợp đồng thuê tài chính phải quản lý hạch toán “nợ thuê tài chính” chi tiết đối tượng 6

7. Tài sản cố định thuê hoạt động

• Hợp đồng thuê
• Hoá đơn tài chính
• Chứng từ thanh toán
• Biên bản giao nhận

Lưu ý

• Nếu chi trả định kỳ tháng thì từng tháng tính chi phí thuê vào chi phi hoạt động của bộ phận sử dụng.
• Nếu chi trả định kỳ nhiều tháng thì phân bổ giá trị tương ứng của tháng vào chi phí hoạt động của bộ phận sử dụng.

8. Tài sản cố định thanh lý, nhượng bán

• Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản
• Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định
• Hợp đồng thanh lý nhượng bán tài sản cố định
• Hoá đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được
• Chứng từ thanh toán theo hoá đơn
• Biên bản bàn giao tài sản cho người mua

Lưu ý

• Kết thúc theo dõi thẻ tài sản và hồ sơ tài sản
• Loại trừ tài sản khỏi danh sách tính khấu hao
• Giá bán ghi nhận vào thu nhập khác vì mục đích mua tài sản để sử dụng, nay bán thanh lý thì không được hạch toán doanh thu.
• Các chi phí liên quan đến thanh lý nhượng bán tài sản ghi nhận chi phí khác, không tính vào chi phí hoạt động.

Trên đây là một số chứng từ thường có nhất trong các tài sản mà các đơn vị hay găp phải. Ngoài các giấy tờ ra, về giấy tờ chứng từ kế toán như bảng tính khấu hao, theo dõi tài sản cũng phải được kep và chuẩn bị đầy đủ Mời các bạn xem thêm các bài viết liên quan

• Chi phí khấu hao không được trừ khi quyết toán thuế TNDN
• Hướng dẫn góp vốn bằng tài sản vào công ty
• Tài sản cố định do thành viên góp vốn có được trích khấu hao không?