Chi phí thuê nhà làm văn phòng - Cách xử lý chi phí hợp lý

Với một lượng các doanh nghiệp khi thành lập để có được điều kiện khấu trừ theo quy định tại Thông tư 119/2014/TT-BTC thì cần có một hợp đồng thuê nhà để làm văn phòng cho công ty. Vậy kế toán sẽ phải xử lý như thế nào để khoản chi phí này được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Chi phí thuê nhà làm văn phòng - Cách xử lý chi phí hợp lý

Chi phí thuê nhà làm văn phòng

Theo điều 4 Thông tư 96 năm 2015 của Bộ Tài chính có quy định về thuê tài sản

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây: - Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. - Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân. - Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân. Tuy nhiên trên thực tế, Cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp xuất trình được các giấy tờ về chứng từ nộp thuế của cá nhân để bổ sung kèm khi trách nhiệm nộp thuế thuộc về người cho thuê. Trường hợp doanh nghiệp nộp thay cho người cho thuê thì kế toán cần chuẩn bị như sau:

Trường hợp 1: Tổng CP thuê nhà của DN nhỏ hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng

Quy trình xử lý:

Bước 1: Theo 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT- BTC về CP thuê nhà. Văn bản này quy định như sau:

•Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ (Như vậy là không có hóa đơn).

•Để khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: (i) Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài: 1 triệu/năm; (ii) Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê

Như vây: chủ nhà cho thuê không phải nộp thuế TNCN, Thuế GTGT mà chỉ phải nộp thuế môn bài. DN không cần phải có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN của chủ nhà nhưng sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

Bước 2: Xây dựng bộ hồ sơ thuê nhà đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

Bộ hồ sơ thuê nhà bao gồm:

•Hợp đồng thuê nhà (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế) •Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn). •Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Cái này doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế, sau đó sẽ được cơ quan Thuế cấp cho chứng từ nộp thuế để gửi lại doanh nghiệp. •Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC): Lập khi nào trả tiền thuê nhà, và lưu tại DN (Trên đó phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền)

Trường hợp 2: Tổng Chi phí thuê nhà của doanh nghiệp lớn hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4tr/tháng

Trong trường hợp này, người cho thuê nhà phải nộp cả 03 loại Thuế, bao gồm Thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN.

a. Quy định liên quan về đối tượng khai thuế: là bên thuê nhà hoặc bên cho thuê. Cụ thể:

Theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì:

- Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc

- Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế.

Trước đây: Theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 156/2013/TT-BTC thì người đi thuê không được kê khai thuế mà chỉ có bên cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế.

b. Quy định liên quan về các loại thuế và Thuế suất các loại thuế phải nộp.

Cá nhân có nhà cho thuê cần lên cơ quan thuế nôp các loại thuế sau:

•Thuế Môn Bài: nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000đ/năm. •Thuế Giá trị gia tăng. thuế suất 5% •Thuế thu nhập cá nhân. thuế suất 5%

Ví dụ: Bà Nguyễn Thị Hồng ký hợp đồng cho thuê nhà trong 02 năm - tính theo 12 tháng liên tục với thời gian cho thuê là từ tháng 10 năm 2015 đến hết tháng 9 năm 2017, tiền thuê là 10 triệu đồng/tháng. Như vậy, doanh thu từ hoạt động cho thuê nhà của Bà Hồng được xác định như sau:

Năm 2015, Bà Hồng cho thuê nhà 03 tháng (từ tháng 10 đến hết tháng 12) với doanh thu cho thuê là: 03 tháng x 10 triệu đồng = 30 triệu đồng (< 100 triệu đồng). Như vậy, năm 2015 Bà Hồng không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê nhà.

Năm 2016, Bà Hồng cho thuê nhà 12 tháng (từ tháng 01 đến hết tháng 12), với doanh thu cho thuê là: 12 tháng x 10 triệu đồng = 120 triệu đồng (> 100 triệu đồng). Như vậy, năm 2016 Bà Hồng phải nộp thuế giá trị gia tăng, phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê nhà.

Năm 2017, Bà Hồng cho thuê nhà 09 tháng (từ tháng 01 đến hết tháng 9), với doanh thu từ hoạt động cho thuê là: 09 tháng x 10 triệu đồng = 90 triệu đồng (< 100 triệu đồng). Như vậy, năm 2017 Bà Hồng không phải nộp thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê nhà.

c. Thời hạn kê khai và nộp thuế:

•Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế theo kỳ hạn thanh toán chậm nhất là ngày thứ 30 (ba mươi) của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê. •Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế một lần theo năm chậm nhất là ngày thứ 90 (chín mươi) kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

d. Hồ sơ thuê nhà gồm có:

•Hợp đồng thuê nhà có thể công chứng hoặc không (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế) •Giấy chứng minh phô tô công chứng của cá nhân cho thuê nhà. •Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính). •Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà (nếu trong hợp đồng 2 bên thỏa thuận doanh nghiệp sẽ thay chủ nhà nộp thuế). •Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT)

Vì vậy, trên thực tế để hợp lý chi phí, doanh nghiệp thường phải đi nộp thuế thay cho người cho thuê để có được hồ sơ chứng minh tính hợp lý của chi phí. Và kế toán cần phải phân biệt tương tự như hai trường hợp trên để nộp thuế và xử lý chứng từ cho phù hợp

Mời các bạn xem thêm bài viết

• Các đối tượng không được hoàn thuế mới nhất năm 2016
• Xử lý mất liên 2 hóa đơn GTGT
• Quy định bán hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể