Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử – Phần 2: Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử cho khách hàng

Tiếp theo bài viết "Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử - Phần 1: Tổng quan về hóa đơn điện tử", các bạn đã có cái nhìn tổng quan nhất về hóa đơn điện tử. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ thêm những kiến thức về hóa đơn điện tử để các bạn có thể giải đáp một số thắc mắc cho khách hàng

Phần 2: Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử cho khách hàng

Câu hỏi 1: Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

1. Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống
2. Tiếp nhận qua email
3. Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
4. Services
5. Hình thức 1 & 2 là 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận.

Câu hỏi 2: Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

1. Xem trên máy tính, máy tính bảng
2. Xem trên các thiết bị Smart phone

Câu hỏi 3. Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần phải cài đặt thêm ứng dụng gì?

Trả lời:

1. Máy tính (smart phone) của người dùng phải cài đặt thêm phần mềm chuyên dụng để xem Hóa đơn điện tử: eInvoice Viewer.
2. Các bạn có thể download phần mềm tại đây

Câu hỏi 4. Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?

Trả lời:

1. Xem Hóa đơn
2. Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ
3. In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý)

Câu hỏi 5. Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:

1. Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn
2. Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Câu hỏi 6: Bên mua hàng có phải thực hiện lưu hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

1. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
2. Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

Câu hỏi 7. Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:

• Kê khai giống như hóa đơn giấy.

Câu hỏi 8. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

• Trường hợp 1: Khách hàng là doanh nghiệp, cần sử dụng Hóa đơn vào hoạch toán và khai Thuế

Hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông: Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Các trường hợp khác: Phải thực hiện ký số vào Hóa đơn mới được coi là Hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

• Trường hợp 2: Khách hàng là doanh nghiệp không cần sử dụng hóa đơn vào khai Thuế hoặc là khách hàng cá nhân:

Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý

Câu hỏi 9. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số nào?

Trả lời:

• TH1: Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.
• TH2: Khách hàng không phải là doanh nghiệp thì không cần thực hiện ký số vào hóa đơn

Câu hỏi 10: Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Trả lời:

• Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
• Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Câu hỏi 12. Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì?

Trả lời:

• Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán
• Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HD”.

Mời các bạn xem thêm Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử – Phần 3: Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bán hàng