Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có mã xác thực

Tác giả Thuế Công Minh 17/07/2024 6 phút đọc

Ngày 23 tháng 06 năm 2015, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Trong đó, quy định rất rõ ràng về cách xử lý hóa đơn điện tử có mã xác thực tại Quyết định 1209 năm 2015. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ và tóm tắt vấn đề này như sau:

xử lý hóa đơn điện tử

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn xác thực trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải xóa bỏ. Việc xóa bỏ hóa đơn phải có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.

Người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế để gửi cho người mua. Trên hóa đơn thay thế có hiển thị dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn xác thực số…”. Quy trình lập và cấp mã xác thực hóa đơn thay thế thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này.

b) Trường hợp hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh có hiển thị dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số…”. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Quy trình lập và xác thực hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này.

c) Trường hợp hóa đơn đã xác thực nhưng chưa gửi cho người mua nếu phát hiện sai sót phải xóa bỏ.

Nguyên tắc xóa bỏ hóa đơn xác thực là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu. Thông tin hóa đơn đã xóa bỏ được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để thực hiện lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã xác thực.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) thực hiện các chức năng lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh hoặc xóa bỏ hóa đơn đã xác thực trên phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).