Các trường hợp hàng tồn kho bị âm và cách xử lý

Đối với các doanh nghiệp trong loại hình thương mại thì việc hàng tồn kho bị âm là điều gần như không bao giờ tránh khỏi. Vậy thì khi nào doanh nghiệp để xảy ra trường hợp hàng tồn kho bị âm, ảnh hưởng của việc âm kho và cách xử lý trong từng trường hợp. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ

Các nguyên nhân hàng hóa tồn kho bị âm

Thứ nhất: Hàng hóa bị âm kho tại một thời điểm. Điều này đồng nghĩa với việc kế toán xuất hóa đơn trước ngày hóa đơn của các hóa đơn mua hàng hóa.

Thứ hai: Hàng hóa bị âm kho vào cuối kỳ. Kế toán xuất hàng quá số lượng hàng trong kho hoặc xuất nhầm hàng

Từ các nguyên nhân trên, kế toán có thể đưa ra các phương án xử lý khác nhau như sau

1. Trường hợp có hóa đơn, Kế toán cần kiểm tra lại sổ sách để xem lượng hàng hóa về số lượng hóa đơn đã nhập vào kho, có xuất nhầm hàng để bổ sung lượng hàng hoặc đổi lãi các mã hàng đã xuất

Kiểm tra lại sổ sách:

• Kiểm tra lại sổ chi tiết 331 các trường hợp người bán chưa xuất hoá đơn thì yêu cầu người bán xuất lại để bổ sung.
• Đối chiếu hóa đơn mua hàng, PNK, PXK với sổ chi tiết hàng tồn kho xem đã vào đủ các hóa đơn, bắt đầu từ thời điểm lên Bảng cân đối kế toán của kỳ trước, nếu thiếu hoặc sai sót thì chỉnh sửa và bổ sung.

Kiểm tra lại hàng trong kho:

• Nếu có hoá đơn đầu vào nhưng hàng hóa kho bị âm so với sổ, các bạn làm biển bản kiểm kê kho. Nếu hàng hóa đã khớp với sổ, chứng tỏ quá trình kiểm tra hàng trước đây có sai sót.
• Nếu hàng hóa thực sự bị âm, hạch toán hàng thiếu vào tài khoản 138, sau đó tuy tìm nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng và truy cứu trách nhiệm của thủ kho hoặc nhân viên có liên quan.

2. Nếu phát hiện trong kỳ bị âm kho, Kế toán cần bổ sung hóa đơn: hóa đơn trực tiếp, hóa đơn GTGT từ các nhà cung cấp và làm thủ tục hàng về trước hóa đơn về sau

Bổ sung hoá đơn

- Doanh nghiệp có thể ổ sung hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ của cá nhân, hộ kinh doanh (Ngày trên hoá đơn bổ sung trước ngày hoá đơn bán ra).

- Khi có hoá đơn, kế toán ghi sổ nhập kho, tính giá thành bình thường.

- Các lưu ý khi bổ sung hóa đơn đầu vào:

• Đây là phương án “hạ sách” cuối cũng mà các doanh nghiệp cần sử dụng. Việc bổ sung hóa đơn đầu vào thể hiện sự gian dối trong hoạt động kinh doanh và chứa nhiều tiềm ẩn rủi ro.
• Không nên sử dụng các hóa đơn đầu vào không liên quan đến các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp không có hoạt động vận tải, nghiệp vụ giao xăng thì không thể có hóa đơn vận tải, xăng dầu.
• Nên giải thích được tính hợp lệ của hóa đơn, không nên bổ sung quá nhiều hóa đơn với giá trị và diễn giải chung chung giống nhau.

Làm thủ tục hàng về trước hoá đơn về sau

- Nếu doanh nghiệp quan hệ được với các công ty khác hoặc có sự đồng thuận giao dịch giữa hai bên, có thể làm thủ tục như sau:

• Để chứng minh được việc hàng về trước hóa đơn về sau, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ: hợp đồng / thoả thuận với các bên, các phiếu nhập, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán,…)
• Trong hợp đồng phải ghi rõ: thời điểm giao hàng, thời điểm giao nhận hoá đơn, chứng từ cho hàng đi đường (bên bán sử dụng Phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển / điều động, sau khi giao nhận đủ, thanh toán tiền mới xuất Hoá đơn GTGT).

- Lưu ý:

• theo khoản 3, điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC, Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• Trong trường hợp này, doanh nghiệp đã phải thỏa thuận trước với bên bán và
• Doanh nghiệp phải giải thích với thuế: Bên bán đã giao hàng nhưng chưa kịp xuất hoá đơn. Do đó đây là lỗi của người bán.

Trường hợp cuối cùng, kế toán làm các phiếu hóa đơn bán hàng lẻ để nhập kho và loại chi phí khi quyết toán

• Phân bổ chi phí mua hàng vào giá gốc hàng tồn kho
• Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt và cách xử lý
• Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt và cách xử lý
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ khi nào?
• Chi phí xăng xe hợp lý trong thuế thu nhập doanh nghiệp