Chi phí xăng xe hợp lý trong thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí xăng xe đối với các doanh nghiệp không kinh doanh trong lĩnh vực vận tải luôn được kế toán đưa vào phần chí quản lý hoặc chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp như vậy, mức chi phí xăng xe như thế nào là hợp lý và các chứng từ chứng minh cho phần chi phí hợp lý như vậy bao gồm những gì? Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ Chi phí xăng xe hợp lý trong thuế thu nhập doanh nghiệp

Chi phí xăng xe hợp lý trong thuế thu nhập doanh nghiệp

1. Xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp sở hữu ô tô như phần tài sản của doanh nghiệp, thì phần chi phí xăng xe sẽ không bị không chế về định mức. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải có các chứng từ chứng minh rõ mục đích và cách thức sử dụng xe của doanh nghiệp để cả phần khấu hao tài sản và chi phí xăng xe đi kèm được xem là chi phí hợp lý

Các giấy tờ doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm các giấy tờ sau

• Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác
• Bản xác nhận giao hàng bằng xe
• Lịch trình hoạt động xe
• Định mức sử dụng nhiên liệu
• Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng
• Hóa đơn GTGT tiền xăng
• Quy chế về sử dụng xe của doanh nghiệp

2. Xe ô tô đi mượn/thuê

Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đi thuê xe của cá nhân hoặc cơ sở cho thuê xe

Doanh nghiệp cần đưa bộ chứng từ như sau

• Hợp đồng thuê xe
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe - Chứng từ thanh toán
• Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
• Để chi phí xăng xe của xe đi thuê được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cung cấp thêm các chứng từ:
• Lịch trình hoạt động xe
• Định mức sử dụng nhiên liệu
• Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng
• Hóa đơn GTGT của xăng

Trường hợp 2: Doanh nghiệp dùng xe của Giám đốc

Thông thường trong trường này, Kế toán nên làm hợp đồng mượn xe giữa công ty và giám đốc để có thể hợp lý phần chi phí xăng xe. Tuy nhiên, kế toán cần hết sức lưu ý phần chi phí về xe không được tính vào chi phí doanh nghiệp. Căn cứ xác định chi phí xăng xe gồm có:

• Hợp đồng mượn xe
• Lịch trình hoạt động xe
• Định mức sử dụng nhiên liệu
• Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng
• Hóa đơn GTGT của xăng

3. Định khoản:

Về phần định khoản, Kế toán cần xác định mục đích sử dụng xe trong doanh nghiệp để đưa chi phí về đúng tài khoản theo chế độ kế toán. Trên thực tế, thông thường xăng xe đối với các doanh nghiệp không hoạt động lĩnh vực vận tải thường phục đích cho hai mục đích quản lý hoặc bán hàng. Kế toán hạch toán như sau

Nợ TK 642 Nợ TK 641 Nợ TK 133 (Nếu có) Có TK 111, 112

Mời các bạn xem bài viết khác

• Chi phí lương không đóng bảo hiểm có bị loại chi phí hợp lý
• Các khoản chi phí bị khống chế định mức thường gặp
• Các khoản công tác phí được tính thuế TNDN tối đa là bao nhiêu
• Phụ cấp ăn ca tối đa là bao nhiêu cho năm 2017
• Các khoản phúc lợi trong công ty cần chứng từ gi?
• Chi phí lãi vay trong quá trình xây dựng cơ bản