Chi phí tiền lương hợp lệ - Những hồ sơ cần chuẩn bị

Chi phí lương luôn là một khoản chí phí không có hóa đơn, vì vậy Doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lý hợp lệ của khoản chi phí này cần phải chuẩn bị chừng từ hợp lý cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động để trách trường hợp bị loại chi phí lương khi quyết toán thuế TNDN? Đại lý thuế Công Minh chia sẻ Chi phí tiền lương hợp lệ - Những hồ sơ cần chuẩn bị

I Chi phí tiền lương hợp lệ - Các khoản chi phí thường gặp

Theo Thông tư 96 năm 2015, Các khoản chi phí lương mà Doanh nghiệp thường thực hiện chi cho người lao động sẽ bao gồm các khoản như sau

1. Chi tiền lương tiền công cho người lao động

2. Các khoản tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động

3. Phần chi trang phục bằng hiện vật và bằng tiền mặt

4. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

5. Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa,......

Đây là 5 khoản chi mà các Kế toán thường xuyên gặp phải trong quá trình làm kế toán tại Doanh nghiệp

Vậy kế toán cần chuẩn bị những giấy tờ gì để có thể đáp ứng điều kiện hợp lệ của các khoản chi phí đó

II. Điều kiện chi phí tiền lương hợp lê và giấy tờ cần chuẩn bị

1. Chi tiền lương tiền công cho người lao động

Nguyên nhân bị loại trừ: "a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật."

Giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Hồ sơ của người lao động
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.

Đây là các giấy tờ chứng minh lao động đã làm việc tại Doanh nghiệp và đã nhận các khoản tiền lương trong quá trình sản xuất kinh doanh 2. Các khoản tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động Nguyên nhân bị loại trừ "Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty." Giấy tờ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng lao động
• Quy chế lương, quy chế tài chính, Quy chế thưởng của Doanh nghiệp
• Bảng thanh toán tiền công, tiền thưởng

3. Phần chi trang phục bằng hiện vật và bằng tiền mặt Nguyên nhân bị loại trừ: Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

• Bảng thanh toán trang phục (đối với tiền mặt)
• Hóa đơn chứng từ (đối với hiện vật)

4. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động. Nguyên nhân bị loại trừ : Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ . Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp Đây có thể được xem như khoản chi phí rất dễ bị loại trong quá trình quyết toán nếu kế toán không chuẩn bị thật đầy đủ khi có phát sinh tại doanh nghiệp. Cụ thể đối với các phụ cấp công tác này, Kế toán cần bổ sung các chứng từ sau

• Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
• Quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính
• Bảng thanh toán tiền công tác phí cho người lao động

5. Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động Nguyên nhân bị loại trừ: Không có đủ chứng từ hợp lê, chi quá số tiền theo quy định chi cho người lao động, chi không đúng các khoản phúc lơi đã được quy đinh Kế toán cần xem xét lai các khoản phụ cấp và thực hiện đúng theo các điều kiện sau

• Chi đúng các khoản phụ cấp: Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động
• Khoản chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện
• Có đủ các giấy tờ chứng minh cho khoản chi đó là đúng. Quyết định chi nghỉ mát nhân viên, khen thưởng,...... hay các giấy tờ chứng minh cho đám hiểu hỷ, giấy khen thưởng hay hóa đơn cho các khoản chi hỗ trợ nhân viên

Đó là một số điều cần lưu ý khi thực hiện chi phí tiền lương mà kế toán thường gặp. Rất mong các bạn kế toán có thể nắm vũng thực hiện theo đúng trước khi quyết toán thuế TNDN.