Xử lý chi phí thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn

Tác giả Thuế Công Minh 20/05/2017 8 phút đọc

Rất nhiều Doanh nghiệp khi đặt trụ sở thường đặt trụ sở chính tại nhà của các cá nhân, và theo quy định thì không cấp hóa đơn lẻ của cơ quan thuế cho các cá nhân cho thuê tài sản. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị hồ sơ để hợp lý chi phí thuê nhà làm văn phòng theo quy định tại Thông tư 96 năm 2015. Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ về bô hồ sơ như sau:

Xử lý chi phí thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn

Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê nhà của doanh nghiệp nhỏ hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng

Quy trình xử lý:

Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ (Như vậy là không có hóa đơn).
Để khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: (i) Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài: 1 triệu/năm; (ii) Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê

Như vây: các chủ nhà cho thuê không phải nộp thuế TNCN, Thuế GTGT mà chỉ phải nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp của bạn không cần phải có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN của chủ nhà nhưng sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ. Hồ sơ chứng từ thuê nhà đầy đủ, hợp lý, hợp lệ. Bộ hồ sơ này bao gồm:

Hợp đồng thuê nhà (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn).
Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Cái này doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế, sau đó sẽ được cơ quan Thuế cấp cho chứng từ nộp thuế để gửi lại doanh nghiệp. Lưu ý: Phải nộp thuế
Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC): Lập khi nào trả tiền thuê nhà, và lưu tại DN (Trên đó phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền)

Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà của doanh nghiệp lớn hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4tr/tháng

Trong trường hợp này, người cho thuê nhà phải nộp cả 03 loại Thuế, bao gồm Thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN. a. Quy định liên quan về đối tượng khai thuế: là bên thuê nhà hoặc bên cho thuê. Cụ thể: Theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì: - Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc - Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế. Trước đây: Theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 156/2013/TT-BTC thì người đi thuê không được kê khai thuế mà chỉ có bên cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế. b. Quy định liên quan về các loại thuế và Thuế suất các loại thuế phải nộp. Cá nhân có nhà cho thuê cần lên cơ quan thuế nôp các loại thuế sau:

Thuế Môn Bài: nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000đ/năm.
Thuế Giá trị gia tăng.

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu X 5%

Thuế Thu nhập cá nhân.

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu X 5% c. Hồ sơ thuê nhà gồm có:

Hợp đồng thuê nhà có thể công chứng hoặc không (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
Giấy chứng minh phô tô công chứng của cá nhân cho thuê nhà.
Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính).
Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà (nếu trong hợp đồng 2 bên thỏa thuận doanh nghiệp sẽ thay chủ nhà nộp thuế).
Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT)

Như vậy, Tùy thuộc và chi phí thuê nhà của Doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải thực hiện hoặc chuẩn bị các chứng từ đi kèm (Đăc biệt là chứng từ nộp thuế của chủ nhà) để bảo về phần chi phí thuê nhà mà doanh nghiệp dã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh.. Mời các bạn một số bài viết liên quan