Thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu

Để được đặt in hóa đơn, Doanh nghiệp phải làm gì ? Đại lý Thuế Công Minh xin hướng dẫn các bước thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu năm 2018 như sau:

Chuẩn bị hồ sơ đặt in hóa đơn:

- Văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in (Mẫu 3.14, Phụ lục 03 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).

- Giấy ủy quyền (Nếu người nộp Hồ sơ không phải là Giám Đốc).

- Giấy CMND bản gốc của người được ủy quyền để đối chiếu.

Các bước đặt in hóa đơn lần đầu:

- Bước 1: Người nộp thuế phải nộp Hồ sơ đặt in gửi đến Cơ quan Thuế (CQT) trực tiếp quản lý của Doanh nghiệp. (Mẫu 3.14, Phụ lục 03 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC)

- Bước 2. Cơ Quan Thuế tiếp nhận:

+ Sau khi Hồ sơ được nộp trực tiếp tại CQT:

Công chức thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận;

Ghi thời gian nhận;

Ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ;

Ghi vào sổ văn thư và phiếu hẹn ngày trả kết quả cho Doanh nghiệp;

+ Thời hạn giải quyết:

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị (Theo quy định tại Khoản 1, Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành ngày 27/4/2017).

***Lưu ý: Trước ngày 12/6/2017, thời hạn ra Thông báo là 05 ngày kể từ ngày nộp Hồ sơ.

- Bước 3: Kiểm tra trụ sở làm việc

Trong vòng 02 ngày từ thời điểm nộp Hồ sơ Đề nghị đặt in hóa đơn, Cán bộ Thuế sẽ đến trụ sở Công ty để kiểm tra tình hình hoạt động thực tế.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

+ Treo biển hiệu Doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính;

+ Có Văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp (Hợp đồng thuê nhà, Hợp đồng mượn nhà Hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên Giám đốc công ty)

+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Đăng ký mẫu dấu, Dấu tròn.

+ Có bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh công ty có hoạt động.

+ Có hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.

- Bước 4: Nhận kết quả đặt in

Sau khi kiểm tra hồ sơ và xem xét tình hình hoạt động thực tế của Công ty, Cơ quan Thuế sẽ ra Thông báo theo Mẫu số 3.15 Phụ lục 03 ban hành kèm theo Thông tư 37/2017/TT-BTC về việc Doanh nghiệp đủ điều kiện hay không đủ điều kiện đặt in hóa đơn.

+ Trường hợp Doanh nghiệp chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn đặt in:

Doanh nghiệp gặp người quản lý thuế để được giải thích lý do chưa đủ điều kiện.

Nộp Công văn giải trình lý do, tiến hành bổ sung hồ sơ để được xét duyệt lại.

+ Trường hợp Doanh nghiệp đã đủ điều kiện sử dụng hóa đơn đặt in:

Doanh nghiệp tiến hành liên hệ nhà in để đặt in hóa đơn GTGT.

*** Lưu ý: Nhà in phải là Doanh nghiệp có Đăng ký Kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).

- Bước 5: Liên hệ để in hóa đơn

Khi đã lựa chọn được Nhà in, tiến hành:

+ Chọn mẫu hóa đơn, thống nhất về giá in hóa đơn.

+ Thống nhất về nội dung, hình thức và số lượng của tờ Hoá đơn GTGT.

+ Làm Hồ sơ đặt in hóa đơn. Bao gồm:

Hợp đồng đặt in Hóa đơn.

Bản sao y Giấy Đăng ký kinh doanh công ty.

Bản photo Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc.

Giấy giới thiệu (Nếu người trực tiếp đi làm không phải Giám Đốc).

Bản photo chứng minh thư người được giới thiệu.

Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hoá đơn.

***Lưu ý:

+ Hoá đơn GTGT đặt in phải được in theo Hợp đồng.

+ Hợp đồng in hoá đơn được thể hiện bằng văn bản và trên Hợp đồng phải ghi cụ thể: Loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng, số thứ tự hoá đơn đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc),

+ Kèm theo hóa đơn mẫu và thông báo của cơ quan thuế được phép đặt in.

- Bước 6: Thanh lý hợp đồng in

Khi nhận hóa đơn đặt in, tiến hành:

+ Kiểm tra kỹ hình thức, nội dung trên hóa đơn đã đúng, đủ thông tin hay chưa.

***Lưu ý: Mỗi cuốn hóa đơn có 50 hóa đơn, thông thường mỗi hóa đơn có 03 liên theo thứ tự liên 1, liên 2, liên 3).

+ Tiếp đó, thanh lý hợp đồng đặt in với nhà in. (Doanh nghiệp không làm thanh lý hợp đồng đặt in sẽ bị phạt theo Nghị định 109/2013).

+ Yêu cầu Nhà in xuất hóa đơn đỏ.

Bước 7: Làm thủ tục phát hành hóa đơn trước khi sử dụng

Trong vòng 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn GTGT, các bạn phải làm thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu TB01/AC.