Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử - Phần 1: Tổng quan về hóa đơn điện tử

Hiện nay, với việc phát triển của công nghệ thông tin, các báo cáo thuế và báo cáo tài chính gần như đều được thực hiện bằng phương pháp kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng. Cùng với xu hướng phát triển đó, thuật ngữ hóa đơn điện tử cũng dần trở nên quen thuộc với kế toán cũng như các chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều bạn chưa nắm vững hoặc hiểu một cách chính xách, hóa đơn điện tử là gì? Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ một số kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử qua loạt bài viết "Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử".

Phần 1: Tổng quan về hóa đơn điện tử

Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử là gì ?

Trả lời: + Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về:

• Bán hàng hoá
• Cung ứng dịch vụ
• Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

+ Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ

• Hoá đơn điện tử là 1 trong 3 hình thức Hóa đơn. Thay vì Hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế).
• Hóa đơn giấy: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in

Câu hỏi 2: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:

• Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
• Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
• Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
• Quá trình thanh toán nhanh hơn
• Góp phần bảo vệ môi trường.

Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có liên không?

Trả lời: Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Câu hỏi 4: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?

Trả lời: KHÔNG

Câu hỏi 5: Trong Điều 17 của Thông tư 153 có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau: - Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. - Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các lo

Trả lời:

- Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê. - Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

Câu hỏi 6: Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Trả lời: Hóa đơn điện tử gồm các loại:

• Hóa đơn xuất khẩu;
• Hóa đơn giá trị gia tăng;
• Hóa đơn bán hàng;
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...;
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Câu hỏi 7. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Trả lời: Có. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu hỏi 8. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời: 1.Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên 2.Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

• Hóa đơn điện tử: E
• Hóa đơn giấy: P

3.Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy 4.Chữ ký:

• Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
• Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu hỏi 9: Tính pháp lý hóa đơn điện tử?

Trả lời: -Hóa đơn được phát hành:

• Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
• Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

-Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử. -Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

• Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
• Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
• Hóa đơn điện tử

-Thông tư 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. -Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

>>> Xem thêm tra cứu hóa đơn điện tử hợp pháp hay thật giả tại đây!

Câu hỏi 10: Trong Điểm 2 – Điều 14 – Thông tư 64 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”.

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Trả lời: -Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức)

Mời các bạn xem thêm: Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử – Phần 2: Giải đáp thắc mắc hóa đơn điện tử cho khách hàng