Cách đối chiếu các tài khoản, sổ sách để lập báo cáo tài chính

A. Những tài khoản có số dư nợ hoặc dư có, được phản ảnh trên Bảng cân đối kế toán

1. TK 111:Tiền mặt

Tài khòan này không có số dư âm (dư bên có), bạn cần kiểm tra số dư cuối kỳ và kiểm tra cả phát sinh trong năm để đảm bảo không có khi nào quỹ bị âm. Nếu trường hợp có quỹ âm, thì bạn cần điều chỉnh như sau:

Chi tiền vào đúng thời điểm quỹ có tiền mặt (Chú ý ngày chi tiền có thể khác với ngày lập phiếu chi. Nếu kế toán lập phiếu chi mà quỹ âm, thì thủ quỹ có thể chưa chi. Tới khi quỹ có tiền, thủ quỹ mới làm thủ tục chi tiền. Khi đó,ngày chi được ghi vào ngày tháng phía bên dưới của phiếu chi).

Làm thủ tục thu hồi công nợ để bù chi (với những khoản công nợ không cần thanh toán qua ngân hàng).

Làm thủ tục vay tiền cá nhân để bù vào quỹ âm.

2. TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản không có số dư âm (Dưcó). Nếu thấy có hiện tượng này, kế toán cần đối chiếu lại với sao kê của ngân hàng để tìm ra sai sót.

Bạn kiểm xem doanh nghiệp mở bao nhiêu tài khoản ngân hàng, lấy tòan bộ sao kê và sổ phụ, số dư trên tài khoản này, phải bằng số dư cuối năm của tất cả các ngân hàng mà doanh nghiệp mở tài khoản. Bạn cũng cần đối chiếu từng tháng, xem có tháng nào sai lệch số dư không.

3. TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Tài khoản này không Dư có và phải kết chuyển hàng kỳ báo cáo (Kết chuyển theo tháng đối với các Doanh nghiệp thuộc diện nộp Tờ khai Thuế GTGT theo tháng và kết chuyển theo Quý đối với các đơn vị thuộc diện nộp Tờ khai thuế GTGT theo quý).

Bạn cần đối chiếu với chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế GTGT. Có 2 trường hợp có thể xảy ra:

Nếu bạn kê khai thuế đầu vào đúng theo tháng phát sinh, số thuế chuyển kỳ sau ở chỉ tiêu 43 và dư nợ TK 133 bằng nhau.

Nếu bạn kê khai thuế đầu vào chưa đúng theo tháng phát sinh thì số thuế trên chỉ tiêu 43 sẽ nhỏ hơn số dư nợ TK 133.

4. TK 131: Công nợ phải thu

Tài khoản nàycó cả dư nợ và dư có(nếu có).

Cần đối chiếu số dư này với Sổ chi tiết công nợ phải thu. Nếu có số dư có, kế toán cần đối chiếu:

- Có đúng khách hàng chuyển tiền trước cho đơn vị hay do kế toán hạch toán chưa đúng đối tượng.

- Nếu khách hàng chuyển tiền vào TK của đơn vị mà kế toán chưa xuất hóa đơn thì kế toán nên xuất hóa đơn cho số tiền này để hạch toán doanh thu và chi phí trong kỳ.

- Đối chiếu phát sinh với biên bản xác nhận công nợ khách hàng tại thời điểm 31/12.

5. TK 141: Tạm ứng

Tài khoản này thường không dư có. Nếu có dư có, kế toán phải kiểm tra lại công tác hạch toán các nghiệp vụ có liên quan đến tài khoản này. Nếu còn dư nợ, kế toán cần đối chiếu và đôn đốc hoàn ứng để hạch toán chi phí cho phù hợp với doanh thu trong kỳ.

6. TK 142, 242 : Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn

Tài khoản này không dư có. Khi xem tài khoản này phải phần số phát sinh:

Phát sinh nợ trong kỳ có khớp với bảng kê các khoản chi phí trả trước tăng trong năm khôn

Phát sinh có trong kỳ có khớp với số phân bổ hay số giảm của chi phí trả trước trong năm không.

Số dư nợ cuối kỳ, bằng số chi phí trả trước còn phải phân bổ trong năm

Số lần phân bổ chi phí trong năm phải đủ chưa, có hợp lý không, những chi phí có gì còn cần phải điều chỉnh không.

7. TK hàng tồn kho: Từ TK 151 tới TK 158

Tài khoản này không Dư có. Kế toán cần đối chiếu từng TK loại này với bảng kê xuất nhập tồn của từng tài khoản.

Lưu ý:

- Không để kho âm. Nếu có hiện tượng này, kế toán cần kiểm tra :

+ Hàng bán đã có đầu vào nhập kho chưa;

+ Xuất kho có đúng số hàng tồn không;

+ Hạch toán xuất nhập có chỗ nào sai sót không;

- Kết chuyển giá vốn theo tháng, hoặc cuối năm, nhưng đảm bảo hàng hóa, vật tư phải có trước khi xuất bán.

- Nếu có thành phẩm hay dịch vụ, cần tính giá thành, giá vốn hàng bán.

- Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng thì không được để số dư ở TK 153

- Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa, vật tư thấp hơn giá thị trường tại thời điểm 31/12 thì trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Định mức tiêu hao vật tư đã thực hiện đúng chưa. Tính giá thành lưu ý tới các khoản phân bổ và chi phí dở dang.

8. TK 211: Tài sản cố định

Bạn cần đối chiếu cả TK 211 và 214 với Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, với những chỉ tiêu sau:

- Số lần phân bổ khấu hao;

- Phát sinh tăng TSCĐ nếu có;

- Phát sinh giảm TSCĐ nếu có;

- Dư nợ TK 211 phải khớp với nguyên giá của TSCĐ tại Bảng phân bổ khấu hao;

- Phát sinh có của TK 214 và dư có của TK 214 phải khớp với số khấu hao trong kỳ và khấu hao lũy kế.

9. TK 333: Thuế và các khoản nộp Nhà nước

Tài khoản này phải mở chi tiết cho từng loại thuế. Tài khoản này có thể có cả dư nợ và dư có..

Bạn cần kiểm tra các loại thuế sau:

- Kết chuyển Thuế môn bài

- Thuế GTGT nếu dư có, sẽ có trường hợp xảy ra như sau:

+ Thuế GTGT của tháng 12 phải nộp. Trường hợp này, bên có của TK 3331 bằng với chỉ tiêu 40 trên tờ khai 01/GTGT;

+ Thuế GTGT của những kỳ trước tháng 12 chưa nộp. Bên có của TK 3331 bằng với số thuế doanh nghiệp còn nộp thiếu;

- Thuế TNDN nếu đã tạm nộp trong kỳ mà nộp thừa thì có dư nợ TK 3334;

- Nếu số thuế TNDN tạm nộp trong kỳ còn thiếu, thì dư có TK 3334;

- Kiểm tra số phát sinh có của TK 3334 trong kỳ có đúng với chỉ tiêu E trên tờ khai quyết toán thuế TNDN, mẫu 03/TNDN;

- Thuế TNCN đã tính đúng tính đủ chưa, có khớp với số thuế phải nộp trên tờ khai Quyết toán thuế TNCN không.

10. TK 311, 3341: Vay ngắn hạn và dài hạn

Tài khoản này không có dư nợ. Bạn nên kiểm tra cả số phát sinh và số dư cuối kỳ xem:

- Phát sinh vay và trả nợ có phù hợp không.

- Những trường hợp vay cá nhân, cần làm thủ tục trả lãi, hoặc tính lãi vào chi phí trong kỳ.

11. Tiền lương và các khoản tính theo lương:

Tài khoản này không dư nợ. Chỉ dư có khi doanh nghiệp trích lương dự phòng (mức trích dự phòng không quá 17% của lương thực hiện trong năm). Nếu quỹ lương âm, cần kiểm tra:

- Đã trích đủ lương chưa;

- Có chi nhầm không;

- Đã hạch toán các khoản phụ cấp cho người lao động như: ăn trưa, trang phục… chưa

- Đã trích đủ BHXH cho người lao động chưa (cả trích từ lương, và từ chi phí).

- Đã nộp đủ các khoản bảo hiểm cho người lao động chưa

12. Vốn chủ: TK 411, 421

Tài khoản này luôn dư có. khi kiểm tra tài khoản này cần xem:

- Có thay đổi gì về vốn không, nếu thay đổi đã làm tờ khai bổ sung thuế môn bài cho năm sau chưa?

- Đã kết chuyển lợi nhuận của năm trước về 4211 chưa

- Đã hạch toán thuế TNDN chưa

- Lỗ của những năm trước có còn để chuyển lỗ vào thu nhập năm nay không

- Không hạch toán theo vốn điều lệ,

B. Những tài khoản không có số dư, và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh

1. TK 511: Doanh thu cung ứng hàng hóa và dịch vụ

TK 711: Thu nhập khác

Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra nhanh trong số phát sinh

Xem lại các khoản doanh thu đã hạch toán đủ chưa. Phát sinh có của TK 511,711 phải bằng với các chỉ tiêu Hàng hóa dịch vụ bán ra trên tờ khai 01/GTGT của 12 tháng

Còn những khoản thu nhập nào không phải xuất hóa đơn, không nằm trên tờ khai 01/GTGT đã hạch toán đủ chưa.

Thuế GTGT trực tiếp, thuế XK hạch toán vào bên Nợ TK 511.

Những khoản giảm trừ doanh thu đã hạch toán đủ chưa.

2. TK 632: Giá vốn hàng bán

Tài khoản này không có số dư. Bạn cần kiểm tra ở số phát sinh để thấy được những cái bất cập

Giá vốn hàng bán đã kết chuyển chưa;

Trường hợp thành phẩm xuất bán đã tính gía thành và kết chuyển giá vốn chưa;

Giá vốn của dịch vụ đã được tính đủ, tính đúng chưa. Những trường hợp chi phí dở dang còn chuyển kỳ sau đã đúng chưa;

Những khoản gía vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như: Chứng từ không hợp lệ, không thanh toán qua ngân hàng…

3. TK 642: Chi phí quản lý

Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót:

- Hạch toán vào chi phí quản lý hay chi phí bán hàng;

- Những khoản chi phí không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN như:

+ Những chi phí vượt mức khống chế 15% của thuế TNDN.

+ Những hóa đơn không thanh toán qua ngân hàng.

+ Chứng từ không hợp lệ.

4. TK 811: Chi phí khác

Tài khoản này không còn số dư. Bạn kiểm tra nhanh trong số phát sinh để phát hiện sai sót.

- Chi phí khác có phù hợp với thu nhập khác không.

- Những chi phí nào hạch toán vào TK này cần loại trước khi xác định thuế TNDN.

5. TK 821: Thuế TNDN hiện hành

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Số phát sinh bên nợ của TK này sẽ bằng số thuế phải nộp trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (Chỉ tiêu E tờ khai 03/TNDN)

6. TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản này không có số dư. Nếu bạn đã làm đúng được những tài khoản trên, thì tài khoản 911 sẽ không còn sai sót. Nếu TK này có số dư thì cần xem lại đã có TK nào kết chuyển sai.